Hur man konfigurerar och hanterar autoarkivering i Outlook 2010

Hur

FörbiAustin

Senast uppdaterad den20 augusti 2021

Sedan starten av Outlook har Microsoft alltid inkluderat arkivet och Autoarkivera funktioner och Outlook 2010 är inget undantag. Autoarkiveringsfunktionen flyttar eller raderar automatiskt äldre e-postmeddelanden från din primära brevlåda till en arkivdatafil som lagras på din lokala hårddisk. Dessa filer kallas .PST-filer. Förr i tiden, när Outlook .PST-filer hade en gräns på 2 GIG, var Arkiv-funktionen mycket viktigare eftersom den arkiverade äldre e-postmeddelanden från din primära .PST-fil och till en Archive.pst-fil. Med det sagt, även om .PST-filer i Outlook 2010 har en gräns på 20 gig, är det fortfarande en bra idé att låta den hantera din äldre e-post för att hålla dina .PST-filer små och systemprestanda uppe.

Vad gör AutoArchive-funktionen?

AutoArchive minskar storleken på brevlåde genom att ta bort eller flytta gamla objekt till en arkivdatafil eller .PST. Processen fungerar ungefär likadant oavsett om du använder Microsoft Exchange på jobbet eller IMAP eller POP från ett hem eller ett litet företag. Det är i princip precis som att ta några buntar papper från skrivbordet och placera dem i ett organiserat arkivskåp med snabb åtkomst eller .PST-fil, som nämnts ovan. Denna process skiljer sig från export på två sätt. Genom att exportera kan du flytta e-postmeddelandena till flera olika externa format, medan arkivering endast låter dig flytta de äldre e-postmeddelandena till en .pst-fil eller ta bort e-postmeddelandet helt. Arkivering ger också enklare åtkomst till gamla e-postmeddelanden eftersom det finns en flik i Outlook-navigeringsfönstret. Naturligtvis kan du också ställa in AutoArchive för att radera din gamla e-post också.

Hur man aktiverar standard autoarkivering för alla Outlook 2010-mappar

1. I Microsoft Outlook och klicka på Fil menyn och välj alternativ.

2. I menyn Alternativ klickar du på Avancerad fliken och klicka sedan på Inställningar för automatisk arkivering knapp.

3. Klicka på kryssrutan för Kör AutoArchive var [14] dag. Härifrån kan du ytterligare anpassa AutoArchive-inställningarna för Outlook 2010; Men som standard kommer AutoArchive att flytta (inte ta bort) all e-post som är äldre än sex månader när den är aktiverad till en Archive.pst-fil. Jag föreslår att du behåller Fråga innan AutoArchive körs markerad så att du blir varnad när ett arkiv inträffar. Du skulle bli förvånad över hur ofta folk frågar mig om missade meddelanden. Normalt är det en AutoArchive-funktion. När du har inställningarna där du gillar dem klickar du Tillämpa dessa inställningar på alla mappar nu.

Om du följde stegen ovan, aktiverar AutoArchive alla dina Outlook-meddelanden. Om det finns en mapp du ville utesluta från AutoArchive, eller om du bara vill att den ska gälla för ett fåtal mappar, kan vi göra det också. Outlook 2010 låter dig anpassa AutoArchive-inställningarna för varje mapp; här är hur.

Ändra inställningar för autoarkivering för enstaka Outlook 2010-mappar

4. I Outlook, titta i navigeringsfönstret till vänster. Därifrån högerklickar du på valfri mapp och väljer Egenskaper för att ställa in dess autoarkiveringspolicy.

5. I fönstret Inkorgsegenskaper som visas klickar du på Autoarkivera flik. Här kan du anpassa AutoArchive-inställningarna för den här mappen eller till och med inaktivera AutoArchive för den helt.

Okej, nu vet vi hur man autoarkiverar enskilda mappar. Men vad händer om du inte vill använda AutoArchive alls? Om du inte är ett fan av den automatiska funktionen kan du fortfarande använda Arkivering genom att använda den manuella processen.

Hur man manuellt arkiverar objekt

6. I Outlook klickar du på Fil> Info menyfliken och välj Rengöringsverktyg > Arkiv.

7. Välj vilken i dialogrutan Arkiv som visas Mappar du vill Arkiv. Denna process är nästan densamma som AutoArchive, förutom att det är en engångsaffär. Något annorlunda är att du till och med kan åsidosätta egenskapen "Do not AutoArchive" om du har tillämpat det på vissa mappar, men det är valfritt.

Var finns Outlook-arkiverade objekt?

8. I Outlook kan du komma åt arkiverade objekt från mappen Arkiv i den vänstra e-postnavigeringsrutan.

9. Du kan också komma åt arkiv från Outlook .pst fil där de lagrar. Du kommer dit genom att klicka på Arkiv > Öppna menyfliken och välj Öppna Outlook-datafilen.

10. Som standard är Outlook-arkivets .pst-filplats:

%UserProfile%DocumentsOutlook-filer

Om du inte har använt Arkivering i Outlook tidigare, prova det. Det kommer säkerligen att hjälpa till att hålla saker rena och flytta bort gamla, oanvända e-postobjekt från din primära brevlåda/.PST-fil. Det är också ett bra sätt att hålla .PST-filstorleken under kontroll. Och det kommer att hjälpa till med systemets prestanda!

Hur

Så här hittar du din Windows 11-produktnyckel

Om du behöver överföra din Windows 11-produktnyckel eller bara behöver den för att göra en ren installation av operativsystemet,...

Hur

Så här rensar du Google Chromes cache, cookies och webbhistorik

Chrome gör ett utmärkt jobb med att lagra din webbhistorik, cache och cookies för att optimera webbläsarens prestanda online. Hennes hur man...

Erbjudanden

Prismatchning i butik: Hur du får onlinepriser när du handlar i butiken

Att köpa i butik betyder inte att du måste betala högre priser. Tack vare prismatchningsgarantier kan du få onlinerabatter när du handlar i...