Varför jag hatar papperslösa uttalanden och hur man hanterar dem

Hur

FörbiDave Greenbaum

Senast uppdaterad den23 juli 2019

Varannan vecka verkar jag som om ett företag uppmuntrar mig att byta till papperslös fakturering. De kommer att besticka mig, men jag har lärt mig det svåra sättet att bekämpa denna "bekvämlighet" och alltid välja en riktig faktura. När jag har tappat striden utvecklade jag några användbara strategier för att förhindra problem.

Försäljningstoppen för papperslös fakturering

Jag hör allt. Papperet är riskabelt. Någon kan räkna ut din räkning från din brevlåda och stjäla din identitet. De kan stjäla det från papperskorgen. Å nej! När de väl ser räkningen kan de naturligtvis inse att de inte har mycket att stjäla. Papper är obekvämt. Buntar med papper staplas upp och måste hanteras. Om du hatar röran, hatar du papper. Du hatar besväret med att öppna ett pappershölje och läsa en räkning. Du kan få en papperssnitt! Framför allt är papperslös bättre för miljön.

Mindre papper betyder mindre dödande av träd.

Alla dessa fördelar har viss sanning för dem. En tjuv kan stjäla information från din brevlåda och orsaka problem. De kunde få kontonummer och använda dem i en målinriktad socialteknisk bedrägeri. Papperet högar upp. Jag vet att jag måste arkivera det där varje månad. Jag respekterar också miljöaspekterna av elektroniska uttalanden. Jag återvinner allt och jag hatar skräppost.

Det mjuka säljet ​​och det hårda säljet ​​för att få dig att växla

Vissa leverantörer ger mjuk försäljning. De kommer att skriva in mig i en ritning för gratis produkter eller tjänster. AT&T sa nyligen till mig att jag kunde få massor av poäng för min räkning, men bara om jag gör papperslös fakturering. Några platser erbjöd mig uttalande krediter eller presentkort. Jag höll fortfarande ut.

Den svårare försäljningen är att jag inte kan ladda ner de finansiella uppgifterna till tjänster som Mint eller Quicken om jag inte blir papperslös. Min bank debiterar nu en avgift på $ 2,00 om jag vill ha ett uttalande varje månad. Jag antar att papper är riktigt dyrt för dem.

Argumentet mot pappersfri fakturering

National Consumer Law Center (NCLC) analyserade papperslös fakturering och fann konceptet inte konsumentvänligt. Några av orsakerna är uppenbara som tillgång till bredband och tekniskt kunnande hos äldre konsumenter.

Till och med det tekniska kunniga måste vara försiktig med papperslös fakturering. Vi är alla försökta via e-post. Vid första anblicken kan du inte se om det är en faktura eller kampanj i e-postmeddelandet. Om du inte är noga med att välja bort marknadsföringsmeddelanden kanske varken du eller ditt skräppostfilter kan skilja skillnaden.

På tal om små, eftersom fler människor kolla e-post på mobil, är dessa uttalanden svårare att läsa. Om din papperslösa räkning bara är en pdf, behöver du antingen extraordinär syn eller ständiga händer för att klämma och zooma varje laddning. Mer troligt kommer du att se "ser bra ut" och gå vidare till nästa e-postmeddelande. Om dina räkningar betalas automatiskt har du inte mycket anledning att läsa dina uttalanden. Den "bekvämligheten" får dig att missa fel som kostar dig pengar. Om en tjuv testade ditt kreditkort, skulle du alltid kunna se den lilla avgiften?

Pappersräkningar påminner oss om att en räkning ska betalas. När du får det papperet har det en förfallodag du måste ta hand om. Du kan placera den i kylen eller delegera den till din make eller revisor. Röret och hanteringen eller papper är en funktion, inte ett fel. Den här funktionen hjälper familjemedlemmar till äldre konsumenter att spåra räkningar.

Slutligen påpekar NCLC att papper är ett permanent register för ditt konto. När det finns en tvist har du en tidsinställd stillbild. Om de gör ett fel har du bevis för att du har betalat räkningen. Om du granskas har du papperskopior av allt. Om en konsument går bort hjälper den permanenta posten familjemedlemmar att hitta saknade konton.

När kontodata är elektroniska, är det föremål för alla risker med datorer och e-postmeddelanden. Om du tappar åtkomst till din e-post på grund av en hackare eller ett lösenordsöverträdelse missar du de elektroniska fakturorna. Leverantörerna påpekar att fysisk post är en risk. Det är mer troligt att du har hackat eller avlyssnat ett e-postmeddelande än någon går in i din post. Om vi ​​tar det scenariot om en familjemedlem går bort kan det ta veckor att komma in på deras e-post. De fysiska räkningarna och uttalandena kommer dock att fortsätta komma, och vem som helst kan öppna dem.

Även om du är flitig och behåller PDF-filer med alla dina räkningar, kan det vara svårt att hitta dem. De flesta uttalanden som jag laddar ner har generiska namn som ”statement_03_05_16” eller något annat kryptiskt. Jag kan använda Spotlight på min Mac för att hitta dem, men det är inte alltid fallet.

Mina hemska upplevelser med papperslös fakturering

Jag har några. Jag börjar med kreditkortsbehandlingen för mitt företag. Det företaget gav inte alternativet för fysiska uttalanden. De är alla online. En dag beslutade de slumpmässigt att stänga mitt konto. Jag är inte säker på varför, men jag tror att det hade något att göra med den säkerhetsfrysning jag satt på min kredit. Jag tappade åtkomst till alla mina tidigare insättningsslips. Jag hade inte försonats på några dagar och var låst ur min information. Jag visste inte vem som betalade för mitt företag. Det bästa förädlingsföretaget skulle göra är att berätta för mig via telefon. Jag hade inte heller något att presentera för min bokföring för årsskatter. Lyckligtvis var allt i Quickbooks, och jag hade våra interna kvitton för att återskapa allt. Den händelsen borde ha lärt mig att göra PDF-filer av mitt kontoutdrag, men det gjorde det inte.

Efter att Costco bytte från American Express till Citibank blev jag bränd av papperslös fakturering igen. Jag var flitig och hade mina PDF-filer från varje månad. Då blev jag upptagen och glömde i några månader. När jag gick för att ladda ner den, träffade jag den här skärmen.

Lyckligtvis fanns den informationen på Citibanks konto, så det var en kris som undviks. Den här händelsen fick mig att skrika på min dator (och jag själv) om att vara ansvarig med papperslös fakturering.

En annan gång hade jag tvist med min läkarkontor. De bytte fakturaföretag. Plötsligt hade jag en räkning från fyra år sedan de säger inte betalades. Då hotade de samlingen. Jag kunde naturligtvis inte få tillgång till det gamla faktureringssystemet online, även om de sa att de kunde. Det var inte förrän jag faxade en kopia av fakturan att de skulle ta bort avgiften. Jag var tvungen att faxa eftersom de inte accepterar e-postmeddelanden, även om räkningar skickas via e-post. Gissa.

Min situation är inte unik. När du stänger ett konto förlorar du vanligtvis åtkomsten till den historiska informationen. Om du upptäcker ett problem senare, som en överladdning, kan du ha problem med att bevisa din oskuld. En vän till mig hade det här problemet när han returnerade en set-box till sitt kabelföretag. Hans räkning var inställd på att automatiskt betala via banken, och hans sista räkning var 200 $ extra. Han försökte ringa kabelföretaget, men han hade inte kontonumret och de kunde inte hitta någon information om honom. Kundservicerepresentanten kunde bara hitta aktiva kunder. Det var inte förrän det gick till samlingarna att han fick det löst.

Rätt sätt att acceptera papperslösa räkningar

Om det inte kostar dig, undvik dem

Som miljöaktivist hatar jag extra papper. Av alla skäl som nämns ovan och detaljerna i NCLC-artikeln kommer jag alltid att välja papper. Inget belopp av muta kommer att övertyga mig att byta. Men om du får mig att betala kommer jag förmodligen att ångra mig. Jag kommer att strimla och återvinna de uttalanden efter några år, så jag är fortfarande lite miljövänlig.

Avsluta marknadsföringsmeddelande och skapa e-postfilter

Ett av problemen med uttalanden via e-post är att sortera legitima transaktionsmeddelanden från kampanjmeddelanden. Kontrollera varje företags policy om marknadsföringsmeddelanden och välja bort eller avsluta prenumerationen från så många du kan. Markera dem inte bara som skräppost i ditt e-postprogram. ditt e-postprogram kan behandla alla meddelanden från dem som skräppost. Det betyder att du kommer att sakna ditt uttalande.

Vanligtvis kommer e-postmeddelandet med ditt uttalande att ha samma ämnesrad. Jag markerar det meddelandet att aldrig gå in i skräppost. Jag ställer in Gmail för att ge det meddelandet en anpassad etikett och stjärna, så jag kommer alltid ihåg att kontrollera det.

Ställ in påminnelser för att hämta (och betala) räkningar

Om du gör papperslös fakturering får du inte en påminnelse om att en faktura betalas i posten. Eftersom många gör automatiska betalningar via ett bankutkast eller ett kreditkort, kan du ignorera det månatliga uttalandet helt. Gör inte det misstaget. Du riskerar att sakna problem med ditt konto.

Behandla istället den månatliga e-postmeddelanden som en tid i din kalender. Ställ in det som ett återkommande möte för att ladda ner dina uttalanden från leverantören. Om de skickar ett e-postmeddelande till dig och du inte har något att ladda ner, kan du göra det till en pdf och ladda ner den till din dator. Att hålla det i ett e-postmeddelande är inte säkert nog om du kan tappa åtkomst till ditt e-postkonto. Varje månad måste du ladda ner ett uttalande. Annars kommer du att stöta på alla potentiella problem som nämnts tidigare. Du behöver inte skriva ut dem, men du kan inte bara lita på att informationen kommer att vara tillgänglig när du behöver den. Det är därför du måste ta kontrollen.

Mitt pensionskontokonto har inte en faktura i sig utan har en månadsdeklaration. Jag ställer in en påminnelse varje månad för att ladda ner den informationen. Även om de mailar mig för att påminna mig om att ladda ner mitt uttalande, gillar jag att vara proaktiv.

Sortera och klassificera de nedladdade uttalandena

När jag har laddat ner en rapport är nästa sak jag ändra namnet på den nedladdade filen. Du kan skapa din egen strategi, men min är namnet på leverantören, sedan de sista fyra av kontonumret och sedan datumet. Till exempel kan mitt kontoutdrag vara Bank_1234_01_12_16.pdf. Jag skapar sedan en mapp för varje konto och flyttar den in där. Jag fick en slick och använde Hassel för att flytta dem till mappen baserad på handlaren.

Säkerhetskopiera din dator

Jag vet att du har varit det berättade detta många gånger, men vi kan lika gärna upprepa det. Det är osannolikt att dina papper kommer att förstöras, men din hårddisk kan misslyckas eller din dator kan drabbas av ett virus. Om du inte säkerhetskopierar, har du inte den historiska informationen om allt är elektroniskt.

Prova programvara för ekonomihantering som Mint eller Quicken

Även om du har dina nedladdade rapporter kan det vara svårt att hitta en transaktion. Jag gillar den extra säkerheten som en online-program kontrollerar mitt uttalande för mig. När jag hade problem med mitt Costco-konto kunde jag hitta de saker jag behövde i Mint.

Acceptera det du inte kan ändra

Fler företag går över till denna papperslösa strategi och pressar bördan av att hantera kontot på dig. Om du gör din del av att hantera dessa uttalanden skyddar du dina tillgångar. Papperslöst är inte säkrare eller bekvämare än papper, men det är den oundvikliga kostnadsförskjutningen.