Vad Trello är och varför du ska använda det för att hantera din tid

recensioner

FörbiMark O'Neill

Senast uppdaterad den2 juli 2018

Om du är involverad i massor av arbetsprojekt eller om du är egenföretagare, är effektiv projektledning mycket. Om du inte planerar din tid och din ansträngning, kommer du i slutändan att frittera bort den på Facebook och sakna tidsfrister som ett resultat (jag talar av erfarenhet). Online-projektverktygsindustrin är mycket konkurrenskraftig men den som verkar vinna över alla andra är Trello.

Trello älskas av de som är besatta av att hantera sin tid och sina projekt och det är lätt att se varför. Trello är inte bara billig och prisvärd, utan också extremt enkel att använda. Med hjälp av ett mycket visuellt tillvägagångssätt för tid och projektledning kan du flytta kort runt så att du snabbt kan se vad som behöver göras och när.

En närmare titt på Trello

Trello har beskrivits av vissa som "Post-it-anteckningar om steroider." På skärmen gör du "listor" som en stor whiteboard på väggen. Sedan finns "kort" på varje lista som Post-it-anteckningar. På varje kort finns ett separat att göra objekt.

När du fortsätter med att göra objektet kan du använda musen för att dra kortet från att säga "pågår" till "färdig" (eller vilket ord du än föredrar).

De fyra huvudsakliga funktionerna i Trello

Vi kommer att titta på varje funktion mer detaljerat i ett ögonblick. Men här är de fyra huvudsakliga sakerna att fokusera på om du tittar på skärmdumpen ovan.

• Varje kort kan färgkodas med en stapel. Varje färg kan till exempel hänvisa till en annan klient.
• Ikonen som visar gravatar / bild av användaren visar vem som deltar i det kortet. Du kan bjuda in folk till ett kort så att de kan lämna feedback och uppdateringar. Eller om du vill tilldela dem den uppgiften. Om en uppgift tilldelas kan ett förfallodatum läggas till och en påminnelse skickas när förfallodagen är nära. När kortet uppdateras meddelas alla på det kortet.
• Bakgrunden för varje Trello-kort kan anpassas. Trello ger dig bakgrunder eller så kan du ladda upp dina egna. Som Lego-fanatiker laddade jag upp denna Lego. Men om du är ett företag kan du anpassa ditt Trello-kort med säga företagets logotyp.
• Kort kan flyttas till andra kort, kopieras till andra kort eller arkiveras när de är färdiga.

Starta ett nytt styrelse

Det första steget är att lägga till ett nytt kort. Tryck på + -knappen längst upp till höger på skärmen (när du är inloggad). Sedan Välj “Skapa styrelse“ från listrutan.

Du blir då ombedd att ge styrelsen ett namn, en sekretessnivå och en bakgrund. Om du redan har skapat ett team kan du välja att tilldela styrelsen till det laget.

Ett snabbt ord om integritetsnivåer: Om kortet lämnas offentligt kommer det att indexeras av sökmotorer och nås av alla som hittar det på Google. Det avslöjades nyligen att anställda på Uber använde Trello för att lista känsliga företagslösenord, som sedan hämtades av Google.

Så var försiktig och om du MÅSTE använda Trello för lösenord, ställ in sekretessnivån till Privat. Även för lösenord bör du göra det använder verkligen en lösenordshanterare.

Lägga till en ny lista

När du har fått ditt nya kort är det dags att starta en ny lista. Du kan göra det som du vill men jag skapar normalt mina styrelser med listor i olika stadier av en process. Så “i väntan på," “pågående“ och så vidare. Eller så kan du ha listor för projekt som har flera uppgifter, t.ex. “dekorera huset,” “att uppnå världsfred, ”och “erövra yttre rymden.”

För att lägga till en ny lista, klicka på Lägg till en lista.

Skriv sedan in titeln på listan och spara den.

Skölj och upprepa för alla andra listor som styrelsen behöver (om någon).

Lägga till ett nytt kort

Nu är det dags att lägga till ett nytt kort, och det finns olika olika element på ett kort som gör det kraftfullt.

Att göra ett nytt kort

I lämplig lista klickar du på Lägg till ett kort.

Skriv nu in den uppgift du vill lägga till. Spara det genom att klicka på det gröna Lägg till knapp.

Upprepa som tidigare för andra uppgifter du behöver lägga till (om några).

Men det är bara början på vad du kan lägga till på ett kort, som du kan se om du klickar på det för att öppna det.

Tilldela andra användare

Först, om du har skapat ett team, och andra har blivit inbjudna att komma åt styrelsen, kan du tilldela någon till en viss uppgift. Eller bara märka dem så att de fästs in i konversationen på det kortet.

För att lägga till någon på kortet, klicka bara på medlemmar och klicka på gravataren för den person du vill lägga till. På samma sätt kan de tas bort från ett kort genom att klicka på gravatar igen.

Lägga till anteckningar och bilagor

Vare sig det är till förmån för ditt eget minne eller för att ge råd till andra, kan det bli nödvändigt att lämna anteckningar. Du kan göra det högst upp på anteckningen och även lämna klickbara länkar där inne.

Under avsnittet för anteckningar finns ett område för att ladda upp bilagor. Detta kan vara allt från ett dokument till en zip-fil till en bild. Om en bild visas bilden på kortet

Lägga till ett förfallodatum

Om en uppgift har en tidsfrist kan du tilldela en förfallodag. Då får du påminnelser när datumet närmar sig och när datumet har gått.

Lägga till färgade etiketter

Jag lägger till färgade etiketter i min arbetslista för att visa vilket arbete som beror på vilka klienter. Så rött är till exempel för groovyPost.

Du kan redigera etiketterna för att säga vad du vill och du kan lägga till så många du vill på ett kort.

Lägga till kommentarer

Om andra människor har tillgång till dina kort börjar de så småningom lämna kommentarer. Du kan använda @ för att tagga personer i specifika kommentarer och de får ett meddelande från Trello.

Flytta, kopiera, titta och arkivera kort

Det finns också fyra andra åtgärder du kan vidta på ett kort.

Flytta

Om du har flera kort kan du flytta kort mellan ett bräde och ett annat. Så om jag ville flytta ett kort från groovyPost-kortet till en av mina egna personliga brädor, skulle detta alternativ flytta kortet över. Tillsammans med alla kommentarer, bilagor etc.

Kopia

Detta är samma sak som Flytta alternativet, förutom att kortet inte flyttas helt. Bara kopierade. Jag använder detta hela tiden för att kopiera mina groovyPost-uppdrag till min egen privata arbetstavla.

Kolla på

Om någon annan har ett kort på ett bräde kan du välja att titta på det och bli meddelad om nya kommentarer utan att faktiskt delta själv. Även känd som "lurker-läge" (ja, jag kallar det för det).

arkiv

Det finns inget som "radera" i Trello. I stället, för att ta bort ett kort, en lista eller ett bräde, arkiverar du det. Den kommer sedan att försvinna men det kan enkelt tas tillbaka om du behöver det igen senare.

Andra användningar för Trello

Trello har så många användningsområden om du tänker på det och tänker i sidled. För det ändamålet har Trello en sida som heter “Trello Inspiration”. Det ger dig mallar och otaliga användningsidéer.

Integrera Trello med andra appar med IFTTT.

Jag är ett stort fan av IFTTT (If This Then That), och de har det ett stort antal automatiserade skript för Trello. Kolla på dem.

Slutsats

Detta har bara skrapat ytan på vad Trello kan göra för att göra ditt liv mer organiserat. Använder du Trello? Om så är fallet, vad använder du det för?