Hur man gör viktiga e-postmeddelanden sticker ut i Outlook

Hur

FörbiBen Stockton

Senast uppdaterad den11 januari 2020

Nästan varje kontorsanställd måste hantera en obekräftad e-postinkorg vid en eller annan tid. Tack och lov kan Microsoft Outlook-användare dra nytta av olika funktioner som är utformade för att få viktiga e-postmeddelanden att sticker ut.

Dessa inkluderar villkorlig formatering och färgkategorier för att lägga till olika teckensnitt och färger i dina e-postmeddelanden. Så här använder du dessa funktioner i Outlook.

Använda villkorlig formatering i Outlook

Villkorlig formatering låter dig ställa in formateringsregler för Outlook-e-postmeddelanden. Du kan ställa in olika färger, teckensnitt och stilar i dina e-postmeddelanden när de visas i din inkorg. För att komma igång måste du skapa en ny villkorlig formateringsregel.

I Outlook klickar du på Visa> Visa inställningar i Nuvarande åsikt kategori. I Avancerade visningsinställningar fönster, klicka Villkorlig formatering.

Skapa en ny villkorlig formateringsregel

Som du kommer att se från Villkorlig formatering inställningsfönster, Outlook använder redan villkorade formateringsregler för vissa scenarier. Olesade e-postmeddelanden visas till exempel med blå text med hjälp av teckensnittet Segoe UI.

För att lägga till din egen villkorade formateringsregel klickar du på Lägg till knapp.

Ge din regel ett lämpligt namn och klicka sedan på Font för att ställa in dina formateringsalternativ som typsnitt, färg och storlek.

Klick OK för att bekräfta dina fontinställningar.

När formateringsstilen för din regel har ställts in klickar du på Tillstånd knapp.

Härifrån kan du ställa in regeln att tillämpas automatiskt på e-postmeddelanden som innehåller vissa nyckelord, eller e-postmeddelanden som skickas till eller från vissa e-postadresser.

Formatera med e-postadress

Om du vill lägga till en regel som gäller e-postmeddelanden från en specifik avsändare skriver du e-postadressen i Från rutan som separerar flera e-postadresser med en halvtolon. Du kan tillämpa detta på alla e-postmeddelanden som skickas från en enda webbplats genom att skriva @ domain.com, ersätter domain.com med rätt domännamn.

Du kan också göra detta för e-postmeddelanden du skickar, snarare än att ta emot, genom att skriva e-postadressen i Skicka till i stället.

Formatering med nyckelordssökning

Om du vill tillämpa din villkorade formateringsregel på e-postmeddelanden som innehåller ord skriver du nyckelordet (eller nyckelorden) i Sök efter orden låda.

Välj Endast ämnesfält i rullgardinsmenyn nedan för att bara söka i ämnesfältet efter dina valda sökord eller Ämnesfält och meddelandekropp alternativ för att söka i hela e-postmeddelandet.

Avancerade regler för villkorlig formatering

Du kan skapa ytterligare komplexa formateringsregler i Fler val och Avancerad flikar. Härifrån kan du tillämpa din nya regel på e-postmeddelanden efter deras lässtatus, vikt, uppföljningsflagga, storlek och mer.

För att till exempel ställa in din regel till att endast gälla för olästa e-postmeddelanden klickar du på Endast artiklar som är kryssrutan i Fler val och välj sedan Oläst från rullgardinsmenyn.

I Avancerad kan du skapa specifika sökningar efter din regel med nästan alla tillgängliga Outlook-data. Klicka på Fields alternativet ger dig hundratals alternativ att välja mellan. De vanligaste fälten listas under Vanliga fält kategori.

Klick Lägg till i lista för att lägga till dessa avancerade sökkriterier till din formateringsregel. Exemplet nedan visar en avancerad sökning efter alla e-postmeddelanden som innehåller "Ben" i Ämne fält.

När du är nöjd med din regel klickar du på OK för att bekräfta OK att stänga Villkorlig formatering inställningsfönster.

Använda e-postkategorier

Även om det är möjligt att kategorisera Outlook-e-postmeddelanden med sökmappar, ett annat sätt att betona dina viktiga e-postmeddelanden är att tillämpa en kategori. Kategorier har ett separat namn och färgmärke, så att du kan visa dem separat.

Ett grön-gul-rött färgsystem kan hjälpa dig till exempel att prioritera de viktigaste e-postmeddelandena. Som standard erbjuder Outlook kategorier i blått, grönt, orange, lila, rött och gult. Du kan redigera dessa eller skapa dina egna med alternativa färger och namn.

Skapa eller redigera kategorier

Klicka på om du vill skapa en ny kategori eller redigera en befintlig kategori Hem > Kategorisera> Alla kategorier.

Klick Ny för att skapa en ny kategori. Välj din kategorifärg från rullgardinsmenyn och ge den ett namn i namn ruta ovan.

Klick OK för att spara din kategori.

Tillämpa en kategori manuellt på Outlook-e-postmeddelanden

Om du vill tillämpa en kategori manuellt på en Outlook-e-post markerar du den i Outlook-mappvyn. Klick Hem> Kategorisera, klicka sedan på din kategori.

Din kategori visas som en färgad fyrkant i Outlook-mappvyn ovanför kvittotid och datum. Namnet på din kategori visas under e-postämnet i e-postvyn.

Klicka på om du vill se e-postmeddelanden efter kategori Visa> Kategorier och bläddra till rätt avsnitt för din kategori.

Tillämpa automatiskt Outlook-kategorier

Du kan också använda Outlook-regler för att automatiskt tillämpa kategorier på vissa e-postmeddelanden. Klicka på för att göra det Arkiv> Info> Hantera regler och varningar.

I E-postregler fliken för Regler och varningar, klicka på Ny regel knapp.

Välj Tillämpa regeln för meddelanden jag får innan du klickar Nästa.

Välj sökkriterier för din färgkategoriregel. För att till exempel använda regeln på e-postmeddelanden från en viss e-postadress eller domännamn klickar du på Från människor eller offentlig grupp kryssruta.

I Steg 2 område nedan, klicka på kriterierna igen (understrukna i blått). Intill Från alternativ längst ner, skriv din e-postadress eller domännamn.

Om Outlook kan hitta e-postadressen i din befintliga brevlåda väljer du den i listan som visas och klickar sedan på OK. Om det inte kan klicka Annullera. Regeln skapas oavsett. Klick Nästa att fortsätta.

Du kan ställa in handlingen för din regel i nästa steg. Klicka för att aktivera "Tilldela kategorin kategori”Alternativet i Steg 1 sektion.

Välj den kategori som ska tilldelas denna regel genom att klicka på a kategori i Steg 2 avsnitt nedan, innan du klickar OKdå Nästa.

Nästa steg låter dig välja alla undantag från denna regel. Välj dessa, som ovan, eller klicka på Nästa att fortsätta.

I det sista steget, ge ett namn på din färgkategoriregel och välj sedan Kör denna regel nu på meddelanden som redan finns i "Inbox" kryssrutan för att retroaktivt tillämpa den på alla dina befintliga e-postmeddelanden.

Klick Avsluta för att skapa och köra regeln. Färgkategorin kommer att tillämpas på dina e-postmeddelanden enligt de kriterier du har valt.

Missa inte dina viktiga Outlook-e-postmeddelanden

Att använda färgkategorier och villkorade formateringsregler är ett bra sätt att göra de viktiga e-postmeddelanden som du skickar och tar emot sticker ut i Outlook. Glöm inte att öka din Outlook-produktivitet ännu längre genom att använda ytterligare Outlook-regler och följa upp flaggor för att hålla reda på e-postkedjor och viktiga uppgifter.

Du kan också använd snabbdelar i Outlook för att snabbt lägga till vanliga uttalanden i dina e-postsvar.