Dropbox Goes presenterar Dropbox-team

Med IT menar jag informationsteknologi. Flytta över Microsoft, låt mig presentera ett nytt erbjudande från Dropbox som heter Dropbox för lag. En ny produkt som tar Dropbox-tjänsten vi alla har älskat och anpassar den för företaget. Är det bra? Min förutsägelse är under första kvartalet 2011: Dropbox för lag eller "Dropbox Shared Plan" sparar ditt företag minst 10 000 $ och förhindrar en stressinducerad hjärtattack (till ett minimum). Ja verkligen... Håll med, jag förklarar det.

Om du läser groovyPost med någon grad av regelbundenhet, vet du redan att vi är det enorma enorma fans av Dropbox—Vi använder det alla personligen och i samarbete och det fungerar som en dröm. Så du kan föreställa mig min spänning i morse MrGroove sköt mig ett e-postmeddelande som beskriver hans "upptäckt" att Dropbox nu erbjuder Dropbox-team för verksamheten som ett tidigt tillträde till åtkomst.

Uppdatering: Den här recensionen är gammal! Vi har sedan tidigare tittat på Dropbox för Teams nya funktioner, inklusive mer lagring, Active Directory-integration och telefonstöd. Läs

uppdaterad Dropbox för laggranskning att få scoopen.

Affärsproblem löst med Dropbox-team

Omedelbart började mitt huvud att snurra och tänka på alla praktiska arv ”IT GUY” -applikationer som Dropbox kunde ge till små, medelstora och stora företag inklusive företagsmiljön. Tänk på det. Med dagens strategi, om du inte vill spendera en bazillion dollar med EMC eller någon annan lagringsleverantör, använder ditt företag / företag troligen Windows File Sharing. Och om du verkligen är groovy kanske du använder Microsoft DFS för att virtualisera utdelningsnamnsutrymmet. Även med allt detta älskar du det inte när du försöker öppna ett dokument och det står "Tyvärr, den här filen används... Vill du öppna i läsbart läge?”Hur många massmeddelanden har du sett där människor frågar vem i helvete har CLIENTS.XLSX öppet, och kan de snälla stänga det så viktiga förändringar kan sparas (och hur många gånger har den personen varit ute och ätit lunch)?

Eller kanske har du flera platser i ditt företag där de anställda behöver dela filer från en enda filserver? Tja för en, det är hella långsamt så din Pimpin IT-kille säger enkelt, jag aktiverar bara DFS-filreplikering eller hur? Fel - Microsoft glömde i sin glans att lägga till filkonfliktlösning eller kollision... och det är där Dropbox for Team kommer in!

Dropbox för lag

Dropbox för lag, med sina egna ord,

kombinerar synkroniserings-, delnings- och säkerhetsfunktioner i traditionell Dropbox med nya administrativa och gruppfunktioner som gör den perfekt för företag.

De gör det genom att lägga till följande funktioner ovanpå de välkända fördelarna med personliga Dropbox-konton:

• Centraliserad administration och fakturering: Svårt att bli för upphetsad, men det är verkligen viktigt eftersom du kommer att hantera flera licenser och tillgång till mappar för ett antal användare. Med Dropbox för team kan du kontrollera kontotillträde, köpa licenser, hantera lagring och lägga till / ta bort användare från ett enda konto. Fakturering hanteras centralt, så du behöver inte gå kollegor eller affärspartner genom registreringsprocessen. Dessutom, om de redan är Dropbox-användare, kommer deras filer och mappar automatiskt att migreras och alla förbetalda prenumerationsavgifter de har kommer att tillämpas på teamets saldo. Och om någon får yxan kan du bara byta licensen till den nya killen.
• Delade kvoter: Med traditionella Dropbox-konton har varje användare sin egen Dropbox-kvot. För att göra saken värre, om du har en delad Dropbox-mapp, räknas den mot kvoten för varje användare som har tillgång till mappen. Med Dropbox för lag delar ni alla en stor kvot (350 GB 1000 GB att starta), och innehållet i varje delad mapp räknas bara en gång mot nämnda kollektiva kvot. Detta gör Dropbox för lag mycket skalbar och rättvis bland teammedlemmarna.
• Gruppdelade mappar(kommande november 2010): Den här finns fortfarande i rörledningarna, men kommande november 2010 kommer du att kunna skapa grupper i ditt Dropbox-konto och tilldela administratörer till varje grupp. Framöver kan du sedan tilldela nya Dropbox-användare till det kontot så att de direkt kommer att läggas till delade mappar som är mest relevanta för dem. Senare kommer Dropbox för lag att låta dig justera behörigheter för varje grupp - till exempel kan vissa mappar läsas / skrivas till en avdelning eller bara läsas till en annan. Så du kan hålla "Marketing" -gruppens läs- / skrivmappar åtskilda från "Bokföring" -gruppens filer och mappar, men du kan också ha skrivböcker för endast skrivning (med lite d) för andra team att ladda upp sina fakturor och utgiftsrapporter eller leveranser. Uppdatering: Gruppdelade mappar är här, men anpassade läs- / skrivbehörigheter är det inte.
• Förbättrad fillåsning / konfliktfilhantering (kommer snart): MrGroove var nyfiken på hur Dropbox för team skulle hantera potentiella filkollisioner, så han sköt säljteamet via e-post. För tillfället har Dropbox for Team det kända konflikthanteringshanteringssystemet från traditionella Dropbox, varvid om en fil är öppet på två maskiner, den första versionen som ska sparas blir originalet och den andra versionen som ska sparas blir konflikten kopia. Det som är viktigt här är att ingenting skrivs över och skillnaderna kan sorteras senare. Dessutom eftersom alla har en lokal kopia av alla filer (det är ju molnbaserat) kommer du inte att kämpa om åtkomst. Dropbox-teamet berättade för oss att de i framtiden planerar att lägga till funktioner som möjliggör filincheckningar / utcheckningar och fillåsning, vilket kommer att slicka filkollisionsproblemet en gång för alla.

Det är bara de funktioner som är nya och / eller förbättrade med Dropbox för lag. Den sanna skönheten med Dropbox för team är att den ger all godhet som är Dropbox till en mer samarbetsinställning som är lämplig för nätverk på företagsnivå. Vad sägs om de 10 000 $ jag sa till dig att det skulle spara? Åh ja, jag antar att det är dags att nämna priserna ...

Dropbox för lagpriser

Baskontot för Dropbox för lag är 795 $ per år för fem användare och 350 GB 1000 GB data. Varje ytterligare användare är $ 125 och mer datalagring är ytterligare $ 200 per 100 GB och levereras med 200 GB mer lagringsutrymme. Det låter brant i början, men det inkluderar Dropbox Packrat(mer om den här groovy-funktionen lite senare), vilket är ett värde av 39 USD per användare om det köps individuellt. Om du skulle köpa fem Dropbox Pro 100-konton individuellt och lägga till Dropbox Rewind för var och en tittar du på 1 195 $, om än med 500 GB (som du kanske eller inte behöver). Men det är inte de besparingar jag pratar om.

Affärsbesparingar

Den verkliga besparingen kommer med vad du inte måste köpa när du får Dropbox för lag. Låt oss räkna dem, ska vi?

1. Lokal filserver & 350 GB lagring - $ 3000 + $ 800 årliga värdkostnader (typisk datacenterkraft / kylning / rackkostnad - mindre om det ligger under ditt skrivbord ...)
2. Windows 2008 R2 Standard Server - 800 $
3. IT Support Guy - ja... du behöver fortfarande en men nu kan han arbeta med mer "viktiga" saker
4. Säkerhetskopieringsprogram, Tape Drive och Tapes, Offsite Iron Mountain Backup, DFS Fillåsningsteknik, bla bla bla - Mycket!
5. Slutanvändare kan använda Dropbox Rewind utan ett samtal till helpdesk - ovärderligt!

Låt oss prata om var och en av dessa i taget.

Se vad jag pratar om! Att prata med bara en av dessa - Dropboxs naturliga filkollisionsbegränsning som inte finns i Microsoft DFS eller Windows File Sharing som nämnts tidigare - är en riktig livräddare. Bortsett från timmarna på klockan sparar det dig, och du undviker också kostnaderna för att betala för en tredjeparts fillåsning för att fungera ovanpå DFS. PeerLock Server kostar till exempel 1 399 USD per licens - och om du ska samarbeta behöver du minst två licenser.

Säkerhetskopieringsprogram? Återigen sparar Dropbox for Team dig från att investera i kostsamma server-backup-system, bandrobotar och lagring på plats genom att inkludera Dropbox Rewind. Som nämnts ovan är Dropbox Rewind inte exklusivt för Dropbox för lag, men det är ännu mer användbart när det tillämpas på en företagsinställning. Dropbox Rewind sparar automatiskt obegränsade versioner av var och en av dina filer, vilket tillåter du slutanvändaren att återgå till alla tidigare versioner med några klick på en knapp. Inga fler får ett e-postmeddelande till systemadministratören som ber honom att ta bort ditt master-kalkylblad bara för att ta reda på bandet gick redan på plats... Det här skulle ha varit en gudsdag på mitt gamla jobb, där vi höll mappar fyllda med oändliga ver1, ver2, ver3, ver4, etc. av varje fil. Ärligt talat, jag är inte säker på hur det kommer att fungera för Dropbox ekonomiskt, eftersom de kommer att behöva lagra en obestämd mängd data för att behålla obegränsat versioner av varje fil - men det är deras problem, inte din. Min gissning är att Amazon ger dem en hel del lagring.

säkerhet

Även om det inte är ett område där det finns några betydande kostnadsbesparingar, måste du fortfarande vara noga med hålla ditt lokala nätverk och lokala kopior av Dropbox-filer säkra med hjälp av EFS-kryptering eller någon annan krypto teknologi. Men Dropbox har länge varit så säkert som molnlagring kan vara (det är dock en debatt i sig). Dropbox säger att de använder samma metoder som banker och militären för att säkert överföra OCH lagra dina data, som inkluderar SSL-kryptering för överföringar till / från Dropbox-servern, AES-256-kryptering för filer som är lagrade på Dropbox-servern och skyddslager även från Dropbox-anställda som bara kan visa metadata när de känner in kundsupport biljetter. Om du vill lära dig mer om de säkerhetsåtgärder som Dropbox använder, läs om Amazon S3, som är tjänsten som Dropbox använder för att lagra dina filer.

Slutsats

Dropbox för lag är verkligen spännande - jag har länge undrat varför fler företag inte använder Dropbox och nu finns det ännu mindre ursäkter för att inte göra det. De nya funktionerna är tillräckligt robusta för att verkligen utgöra en ny tjänstklass för företag (de paketerar inte bara sin tjänst för företagskunder) och vad som gjorde Dropbox groovy i första hand är allt där också. Dropbox för lag kommer att göra livet enklare såväl internt som externt, eftersom du kommer att kunna dela stora filer och mappar utan att göra förödelse på e-postservrar. Dessutom låter det som om Dropbox-besättningen redan lagar upp mer spännande funktioner, vilket gör Dropbox för lag ännu lovande.