Hur-to-guide för att använda autotext snabbdelar i Office 2010

Hur

FörbiAustin

Senast uppdaterad den26 oktober 2021

Har du någonsin arbetat i Microsoft Word eller Outlook och upptäckt att du ofta använder samma innehåll i flera dokument? Jag vet personligen att om det finns ett sätt att spara tid och skriva mindre så är jag ett spel. I Office 2010 kan vi använda AutoText och Snabbdelar för att spara tid och automatiskt skriva in text och fält, eller till och med redigera dokumentets egenskaper. Det är särskilt idealiskt för dig sälj- eller teknikkillar som skickar samma 10 mejl varje dag! Låt oss ta en titt!

Vad är autotext?

AutoText är den viktigaste delen av Quick Parts, och enligt Microsoft:

AutoText är återanvändbart innehåll som du kan lagra och komma åt om och om igen. Klick Automatisk text för att komma åt autotextgalleriet. Du kan spara AutoText i AutoTextgalleriet genom att markera texten du vill återanvända, klicka på Automatisk textoch sedan klicka Spara markering i AutoText Gallery. Genom att fylla i den nya byggblocksinformationen lagrar du innehållet du sparar för att använda om och om igen.

Eller med andra ord, AutoText är bara bitar av textinnehåll som sparas så att du automatiskt kan infoga dem i dina dokument, e-postmeddelanden och projekt med en knapptryckning. Det sparar mycket tid!

Vad är Quick Parts?

Enligt Microsoft:

Quick Part Gallery är ett galleri där du kan skapa, lagra och hitta återanvändbara delar av innehåll, inklusive AutoText, dokumentegenskaper som titel och författare och fält.

Vi kommer att titta mer på andra delar av Quick Parts senare, men för nu, låt oss fokusera på AutoText.

Hur man skapar en ny autotextpost
I Word 2010 lagras AutoText-poster som byggstenar. För att skapa en ny post, använd Skapa ny byggsten dialog ruta.

1. Välj i ditt dokument innehåll (text) som du vill göra om till en autotextpost.

2. Klicka på Föra in menyfliksområdet och klicka sedan på Snabbdelar knapp. Klicka sedan Spara markering i AutoText Gallery.

3. Fyll i informationen i Skapa ny byggsten dialog ruta:

• Namn: Skriv ett unikt namn för AutoText-posten.
• Galleri: Välj Automatisk text Galleri.
• Kategori: Välj Allmän kategori, eller skapa en ny kategori.
• Beskrivning: Skriv en beskrivning av byggstenen.
• Spara i: Klicka på mallens namn i rullgardinsmenyn. Klicka till exempel på Normal.dotm

Det är allt som finns för att skapa AutoText-poster. Naturligtvis kan du skapa olika uppsättningar för olika projekt och spara dem i olika dokumentmallar (.dotm-filer), men vi sparar den långa instruktionen till en annan grym artikel.

Hur man tar bort en autotextpost

4. Liknande till steg 2 ovan, gå till fliken Infoga och till Snabbdelar > Autotext-menyn. Den här gången kommer du dock att högerklicka på en Autotextinmatning och välj sedan Ordna och ta bort.

5. Klicka på Autotextinmatning som du vill ta bort och klicka sedan på Radera knapp.

Använda autotext i Word 2010

6.a Börja skriva text som finns i en Autotext-post; när du får det första ordet eller så inmatat ser du ett litet popup-fönster som låter dig veta att du kan trycka på Stiga på för att infoga Autotext-posten.

6.b Alternativt kan du skriva in de första par bokstäverna i en autotextpost och sedan trycka på F3 för att infoga den mest lika Autotext-posten.

Oavsett på vilket sätt du bestämmer dig för att använda AutoText, bör resultatet bli detsamma. Din autotextpost kommer att läggas till dokumentet på standardsättet som anges. Naturligtvis kan du alltid använda Snabbdelar > AutoText-knapp på Föra in band för att placera AutoText, men det kräver alla dessa extra steg.

Vad är en snabbdel för en dokumentegendom?

Document Property Quick Parts ger snabb och enkel åtkomst till metadataegenskaperna för ditt dokument. Även om AutoText är tillgängligt i både Word och Outlook, är dokumentegenskapens snabbdelar endast tillgängliga i Word 2010; resten av sviten utelämnas.

7. Det finns några olika sätt att komma åt dokumentegenskaper. Den snabbaste är från Arkiv > Info meny. Här kan du klicka på Egenskaper knappen för att visa dokumentpanelen eller gå direkt till fönstret för avancerade dokumentegenskaper.

8.a Om du valde panelen Dokumentegenskaper, skulle den dyka upp som en stapel precis ovanför dokumentarbetsytan. Å ena sidan ger detta dig ett snabbt sätt att redigera metadata för ett dokument, men det har nackdelen att det tar upp mycket skärmutrymme.

8.b Du kan också komma åt de avancerade dokumentegenskaperna från dokumentpanelen.

9. Fönstret Avancerade dokumentegenskaper är samma fönster som du vanligtvis skulle se om du högerklickade på en dokumentfil från Utforskaren i Windows och väljer Egenskaper. I den Sammanfattning fliken kan du redigera all metainformation i ett dokument.

10. Du kan ange Snabbdelar för dokumentegenskap från menyfliksområdet Infoga i Word. När det väl har infogats i ett dokument kommer det automatiskt att fylla i den begärda informationen, oavsett vilken information som är tillgänglig.

Observera att det fungerar som en datasynkronisering. Om du ändrar den angivna informationen finns den ändringen också i dina avancerade dokumentegenskaper.

Låter kul? Snälla kör det! Jag måste leka med fler nya Office 2010-funktioner!

Hur

Så här hittar du din Windows 11-produktnyckel

Om du behöver överföra din Windows 11-produktnyckel eller bara behöver den för att göra en ren installation av operativsystemet,...

Hur

Så här rensar du Google Chromes cache, cookies och webbhistorik

Chrome gör ett utmärkt jobb med att lagra din webbhistorik, cache och cookies för att optimera webbläsarens prestanda online. Hennes hur man...

Erbjudanden

Prismatchning i butik: Hur du får onlinepriser när du handlar i butiken

Att köpa i butik betyder inte att du måste betala högre priser. Tack vare prismatchningsgarantier kan du få onlinerabatter när du handlar i...