10 tips för att skapa en policy för sociala medier för ditt företag: Social Media Examiner
Miscellanea / / September 26, 2020
Politik. Det kan vara ett smutsigt ord, särskilt i sociala medier.
Varför? Dåligt skrivna sociala mediepolitiker begränsar, avskräcker och dämpar engagemang för sociala medier - exakt motsatt av vad företag vill ha.
Dock, stora sociala medier stödjer, skyddar och ger högkvalitativt engagemang. Det handlar om empowerment och förtroende.
Som Beth Kanter skriver, ”Tillit är billigare än kontroll.”
Den här artikeln kommer att förklara hur policyer för sociala medier skiljer sig från andra policyer och ger dig 10 tips som hjälper till att skapa en effektiv policy för sociala medier.
Varför policyer för sociala medier?
Sociala medier är olika. I de flesta policyer och procedurer dokumenterar vi vad personalen ska göra i vissa situationer: "Om detta händer, gör det." För sociala medier finns det inget sätt att veta exakt vilka situationer som kan uppstå - eller i många fall - hur personalen bäst ska hantera dem. Varje nätverk av sociala medier och varje relation är unikt och sociala medier förändras dagligen.
Riskerna är osäkra. Domstolarna håller på att tolka lagar när det gäller sociala medier. Tills den tolkningsprocessen är mogen - och det kommer att ta år – organisationer fungerar utan definitiv vägledning. Frågor som kan uppstå inkluderar: anställdas och / eller klientens konfidentialitet, arbetsrelationsfrågor, brandjacking, felkommunikation, skräppost etc.
Med tanke på en osäker miljö och oklara risker, hur går vi framåt?
Det finns hundratals exempel på sociala medier på Internet. Om du letar efter en utgångspunkt kommer du säkert att hitta idéer här och här.
Men för att skapa policyer som fungerar - verkligen fungerar - vi måste lägg först grunden.
Här är 10 strategier du kan implementera i dag.
# 1: Samla ditt team
En social media policy kan inte skrivas av en enda person. Det måste vara unikt för din organisation och helst bör det innehålla input från många olika människor med en mängd olika färdigheter.
En gruppstrategi säkerställer att viktiga riskområden hanteras ordentligt och att eventuella framtida utmaningar som kan uppstå hanteras på lämpligt sätt.
Förutom den personal som är direkt involverad i sociala medier kan potentiella teammedlemmar inkludera: VD, HR-chef, IT direktör, marknadsförings- / utvecklingschef, program- / avdelningschef, en social media-kunnig advokat och minst en digital infödd.
Oroa dig inte, inte alla medlemmar i detta team behöver vara medvetna om de intima detaljerna i dina sociala medier. Tänk på det här: om en kris skulle inträffa, vilken information behöver ditt team ha (om det sociala media och juridiska landskap samt din organisation och värderingar) för att svara på ett lämpligt sätt på sociala media?
# 2: Fokusera på att skapa kultur
Sociala medier är organiska. Det förändras varje dag. Byråkratisk politik är sannolikt inte framgångsrik. Istället vill vi ha en kultur av innovation, idédelning, problemlösning och kreativitet. Det finns en direkt koppling mellan den interna organisationskulturen och policyerna. Faktum är att den politik vi skriver formar vår kultur.
När du skriver dina policyer, inkludera processer som förstärker en kultur för utvärdering och lärande. Här är några frågor att tänka på:
- Vem är ditt sociala mediateam?
- Hur ofta möts de?
- Hur är problem / utmaningar hanteras och av vem?
- Hur gör du dokumentera gruppinlärning?
- Hur kommer vi utvärdera våra framgångar och lära av våra misslyckanden?
I din policy kan du erkänna sociala mediers kulturella värderingar av transparens, konsistens, anslutning, kreativitet och snabbhet. Med dessa värden i åtanke, bygg processer som betonar utbildning, support och utvärdering.
Om begreppet social mediekultur är nytt för dig, kolla in 26 lovande sociala mediestatistik för småföretag. Det ger en bra överblick över det sociala medielandskapet och varför det påverkar företag.
# 3: Tänk på juridiska begränsningar, inklusive National Labour Relations Review Board (NLRB)
Många av de rättsfall som kommer ut om sociala medier är frågor om arbetsrelationer. National Labor Relations Act (NLRA) antogs främst för att skydda anställdas rätt att organisera sig.
Traditionellt skedde organisering av anställda personligen eller via telefon. Med tillkomsten av sociala medier sker det också online. Det spelar ingen roll om anställda är fackliga eller inte; de har rätt att diskutera anställningsvillkor med medarbetare.
Detta innebär att även en avslappnad konversation på Facebook om arbetsförhållanden kan skyddas under NLRA. Varje situation är annorlunda, men i grund och botten är detta: var mycket försiktig med att berätta för anställda vad de kan och inte kan göra på sina egna personliga sociala mediasidor. Detta språk kan snabbt slå tillbaka.
I augusti 2011 NLRB utfärdade ett memo angående 14 av dessa fall. Detta memo gav förklaringar av ärenden samt resonemanget bakom de fattade besluten. Jag rekommenderar starkt att arbetsgivare läs detta memo och dela det med alla i teamet för sociala medier.
# 4: Separata övergripande policyer från webbplatsspecifika riktlinjer
Det sociala medielandskapet förändras varje dag. Om dina policyer är snävt inriktade på en specifik webbplats för sociala medier kommer de att vara inaktuella ganska snabbt. I allmänhet bör politiken fokusera på helheten: vem gör vad (roller och ansvar), en allmän översikt över hur de kan / inte kan göra det (till exempel juridisk efterlevnad och varumärke) och varför vi alls gör det (syfte och värden).
Få YouTube Marketing Marketing - Online!
Vill du förbättra ditt engagemang och försäljning med YouTube? Gå sedan med i det största och bästa samlingen av YouTubes marknadsföringsexperter när de delar sina beprövade strategier. Du får steg-för-steg liveinstruktion med fokus på YouTube-strategi, skapande av video och YouTube-annonser. Bli YouTube-marknadsföringshjälte för ditt företag och kunder när du implementerar strategier som ger beprövade resultat. Detta är ett live-online-träningsevenemang från dina vänner på Social Media Examiner.
KLICKA HÄR FÖR DETALJER - FÖRSÄLJNING SLUTAR 22 SEPTEMBER!Separata skriftliga riktlinjer kan skapas för att spela in detaljerna på en viss social media-webbplats. Dessa riktlinjer hjälper enormt när det gäller personalomsättning. Processen utarbetande av riktlinjer hjälper också personalen att bättre förstå och förklara vad de gör och hur.
# 5: Uppfinna inte hjulet på nytt
Det är troligt att du redan har många interna policyer som gäller för sociala medier. Detta inkluderar policyer om sekretess, samtycke till foton, internetanvändning, mobiltelefonanvändning och många andra.
Du kan hänvisa till dessa policyer i dina policyer för sociala medier, noterar särskild skillnad i applikation som kan vara nödvändig med sociala medier.
Till exempel kanske din policy för mobiltelefonanvändning för närvarande inte diskuterar användningen av foton från mobiltelefoner. Tack vare geotagging, foton tagna av mobiltelefoner innehåller nästan universellt digital kodning som förråder din exakta plats på datum och tid för fotot. Om du laddar upp ett foto som tagits av en mobiltelefonkamera till dina sociala mediasidor kan du ge bort mer information än nödvändigt.
En politik för sociala medier kan ta hänsyn till detta genom att kräva att personalen gör det använd programvara för att ta bort bilderna med geotaggningsinformation innan bilderna kan publiceras.
# 6: Inkludera externa regler
De flesta lagliga regler (inklusive HIPAA, FERPA, rättvis anställning etc.) gäller både online och offline. Använd policyerna för sociala medier för att påminna de anställda om att dessa regler måste följas. Där det är möjligt, ge tydliga exempel på vilka typer av beteenden som inte är acceptabla.
P.S.: Det här är en bra tid att tänka igenom din företagsutbildning. Sociala medier påverkar nästan alla aspekter av våra liv och företag. Om din utbildning om sekretess, konfidentialitet, branding etc. inte för närvarande diskuterar sociala medier är det dags att inkludera det.
# 7: Skapa två policyer
Det anses vara en bästa praxis att har två policyer för sociala medier: en för anställda som använder sociala medier för sitt jobb och en för anställda som använder sociala medier i sina personliga liv.
Den första policyn, med fokus på arbetsrelaterade aktiviteter, bör täcka allt vi har diskuterat här: definiera ditt team, formulera roller och ansvarsområden, varumärkesriktlinjer och bli tydlig om vilka interna och externa policyer som måste följas.
Den andra policyn, med fokus på anställda som använder sociala medier i sina personliga liv, borde ge anställda information om vad de kan och inte kan säga om ditt företag på deras personliga webbplats.
Vissa organisationer - inklusive militära organisationer och hälsovård - kommer att vilja vara mycket specifik om vad anställda inte får dela online.
Till exempel kan affärshemligheter, klientinformation och till och med arbetstagares vistelse hållas strikt konfidentiella. Andra organisationer kommer att vilja uppmuntra anställda att agera som varumärkesambassadörer. Vissa går till och med så långt som att ge vägledning om hur man pratar om företaget online. Men du vill att dina anställda ska göra det diskutera (eller inte diskutera) ditt företag online, ge dem vägledning.
Två försiktighetsord: 1) Det är farligt att kräva att anställda använder sina egna personliga sociala mediekonton för att få kontakt med ditt företag online. De kan välja att göra det, men låt det vara deras val. Det sista som någon chef vill ha är att lära sig mer om en anställds privata liv än han / hon behöver veta. 2) Innan du skriver policyn, läs igenom tips nr 3 och anteckningen från National Labor Relations Review Board. Det kan spara mycket huvudvärk på vägen.
# 8: Betona utbildning
Gränserna mellan våra personliga och professionella liv är suddiga. De flesta anställda har inte helt insett de utmaningar som kan utvecklas till följd av minskad integritet. Det gamla ordspråket var, "Det som händer i Vegas stannar i Vegas." Idag är ett mer exakt uttalande, "Vad som händer i Vegas stannar kvar på Facebook."
När jag läser domstolsärenden som kommer ut om sociala medier verkar det som om många av fallen uppstår på grund av okunnighet, inte illvilja, från den anställdes sida. Många anställda har inte helt tänkt igenom konsekvenserna av deras cyberbeteende. Genom att ge utbildning om cybersäkerhet till sin personal förhindrar arbetsgivare problem innan de börjar.
Precis som du har två policyer, en för arbetsrelaterade aktiviteter och en för anställda som använder sociala medier i sitt personliga liv, kan anställdas utbildning också ta två spår:
- Ge arbetsrelaterad utbildning till personal som är engagerade i sociala medier på organisationens vägnar. Pågående, regelbunden utbildning hjälper till att hålla din organisation uppdaterad och ger personalen möjlighet att nätverka med andra i fältet.
- Utbilda all personal om internetsäkerhet. Denna utbildning kan inkludera hur vi kan skydda oss från it-brottslighet och hur vi kan skapa och skydda vårt online-rykte.
När det gäller ansvarsfullt cyberbeteende har arbetsgivare en unik möjlighet att utbilda snarare än mandat. Detta åtagande visar respekt för de anställda. Anställda känner sig värderade, betrodda och inspirerade. Alla gynnas.
# 9: Be en advokat att granska policyn
Juridisk rådgivning är avgörande. Det är lätt att ta fel, särskilt inom arbetsförhållandena. Se till att du fråga en advokat som har erfarenhet i området - din skatteadvokatvän kommer inte att vara till stor hjälp.
Juridisk granskning kan vara dyr; en rättegång skulle dock vara exponentiellt dyrare.
# 10: Låt det inte samla damm
Cybermiljön förändras ofta. Politik för sociala medier bör ses över minst var sjätte månad. Låt alla i teamet granska policyn separat och sedan tillsammans.
Fråga er, är det fortfarande relevant? Hjälper detta oss att göra våra jobb? Hur har den sociala mediamiljön förändrats nyligen? Finns det några juridiska uppdateringar som gäller?
Sociala medier är inte den mest spännande delen av sociala medier; om de utvecklas väl kan de dock stödja, bemyndiga och engagera personal när de i sin tur engagerar dina kunder.
Vad är dina tankar? Vilket är ditt bästa råd för ett företag som skriver en policy för sociala medier? Lämna dina frågor och kommentarer i rutan nedan.