5 tips för att hantera sociala medier i ett stort företag: Social Media Examiner

Kämpar du med utmaningarna med att hantera stora sociala medier?

Kör du sociala medier för ett stort företag?

Att upprätthålla en enhetlig närvaro i sociala medier i en komplex organisation är en hög ordning.

I den här artikeln kommer jag att dela fem viktiga inslag för att hantera sociala medier i hela företaget.

# 1: Var konsekvent

Hantera sociala medier i en komplex organisation är inte lätt. Det finns flera avdelningar och avdelningar, flera ledare, flera policyer - allt detta kan leda till förvirring och frustration.

När det inte finns någon sammanhängande sociala medieplan, slutar du med blandade meddelanden, dubbla konton, överflödiga inlägg och en förvirrad publik.

Resultatet? Företagets hela sociala mediavärld smuler ner runt dig. OK, det kan vara lite dramatiskt, men du förstår poängen.

I en komplex organisation med många avdelningar (kanske till och med flera märken och produkter) kan en person helt enkelt inte hantera vart och ett av dessa sociala mediekonton. Samtidigt måste dessa konton ha konsekvens över hela linjen.

# 2: Led vägen

Precis som om du har en VD som leder din organisation måste du har en orädd ledare för att övervaka organisationens sociala medier som helhet. I den här artikeln kommer jag att anta att det är du.

För att få förklaringen, låt oss betrakta ditt företagsomfattande sociala medieinsatser som en "region" och som ledare är du "regional social media manager."

Du övervaka hela omfattningen av din organisations sociala medier och borde ha ansvaret för att hantera den övergripande sociala medieverksamheten, organisera team och ställa in sociala medier.

Var och en av dina teammedlemmar representerar sannolikt en av många olika avdelningar (eller "distrikt"), var och en med sina egna mål och syfte. Dessa teammedlemmar är dina "distriktschefer för sociala medier".

Att välja ditt team av distriktschefer är viktigt eftersom det är grunden för resten av dina sociala medier.

Inkludera personer som är bekanta med kraven, målen och målen för varje distrikt som en kritisk komponent för sociala medier framgång inom en komplex organisation.

# 3: Ta inventering

Jag har sett det för många gånger: Stora organisationer förlorar kontrollen över sin närvaro på sociala medier. Rogue Facebook-sidor börjar dyka upp. Avdelningschefer skapar Twitter-handtag som i princip strider mot allt organisationen som helhet står för.

Kanske den värsta gärningsmannen av alla är den avdelning eller det område som bestämmer att de behöver ha en närvaro på alla sociala mediekanaler som finns, även om de bara har en person att hantera gallerian.

Ditt lags första sak är att genomföra en inventering av din organisations närvaro på sociala medier till bestämma vilka kanaler och sidor som är inställda.

För att hitta dessa konton, be varje distriktschef att förse dig med en lista över de sociala mediasidor som de anser vara officiella inom sitt område.

Men det roliga slutar inte där. Andra profiler och sidor kan finnas som avdelningarna glömde bort eller inte ens visste om. Sök på webben för att avgöra om det finns några oseriösa (inofficiella) webbplatser där ute som representerar en avdelning eller företaget som helhet.

I din sökning hittar du förmodligen tre saker: för många sidor på sociala medier, många låtsas och många onödiga kanaler.

Det är troligt att du hittar mycket mer "officiella" sidor (dvs någon någonstans i företaget OK) än du verkligen behöver. Ibland hittar du till och med två eller flera som tjänar exakt samma syfte.

Detta händer vanligtvis när någon lämnar ett jobb och hans eller hennes ersättare inte känner till en befintlig sida. Det kan också hända när någon blir trött på en aktuell sida, och istället för att omorganisera och ändra sidan, bestämmer han eller hon att lämna den vilande och bara skapa en ny.

Du hittar ofta sidor på sociala medier som inte ens beställdes av företaget. Kanske en fan av din produkt eller tjänst bestämde att de skulle göra dig en tjänst och starta en sida åt dig. Eller kanske ville de bara dra nytta av din organisations rykte.

Så vad är det stora problemet, eller hur? Problemet är att meddelandena som publiceras på sidan kanske inte stämmer överens med det meddelande som din organisation vill skicka - och det är inte lätt att ta bort sidorna.

Ibland har du tur. Du kan hitta och nå sidägaren, som helt förstår och tar bort sidan.

Andra gånger stöter du på problem som att inte hitta sidägaren eller att behöva skicka e-post efter e-post till vilken plattform den förolämpande profilen är på begäran om att de tar bort bedragarna.

Det finns mycket byråkrati att komma igenom, så ha tålamod när du avslöjar något så här.

När du hittar främmande sidor, utvärdera om företaget verkligen behöver vara på just den plattformen. Bara för att en anställd skapat företag eller avdelning någonstans betyder det inte att du behöver det.

Vissa specifika sociala mediekanaler är effektivare än andra för att nå din publik. Så om din publik inte är på en kanal behöver du inte den.

# 4: Utbilda laget

Att skicka ut ett memo till dina distriktschefer för sociala medier räcker inte för att alla ska gå i samma riktning. Du måste träffas ansikte mot ansikte.

Ansikte mot ansikte? Vad pratar den här galna killen om? Ett möte ansikte mot ansikte betyder inte alltid att träffas i ett enda rum - möten kan vara lika effektiva i ett virtuellt format. Överväga Google-hangouts eller Gå till möte som möjliga lösningar.

Be dina distriktschefer att ta med någon i deras team som kommer att hjälpa dem med sociala medier. (Om utrymmet är begränsat, inkludera bara cheferna och uppmana dem att sprida informationen till sina team.)

Du har mycket mark att täcka så det är en bra idé att ha flera möten istället för att försöka förmedla allt på ett tag.

Som regionchef är ditt jobb att få alla på samma sida angående företagets målgrupp, mål, stilguide, redaktionskalender, individuella uppdrag, resurser och förväntade resultat.

Upprätta företagets målgrupp över hela linjen - både högnivå och mikronivå - för att säkerställa att ditt kollektiva team förstår vem de pratar med och kan lägga upp i enlighet med detta. Var mycket tydlig om detta eftersom det påverkar allt annat.

Om du inte har en guide för sociala medier på plats, arbeta för att utveckla en och dela den med alla dina distriktschefer.

Låt oss dock anta att du har en för den här konversationen. Innan mötet, be alla deltagare läsa guiden noggrant. Vid mötet kan du diskutera dokumentet och svara på frågor för att få fram betydelsen av konsekvens.

Som med alla projekt är en kalender nödvändig. Definitivt prata om hur både företagets hela och avdelningens redaktionella kalendrar är inställda, hur man väljer och schemalägger innehåll, eventuella godkännandeprocesser etc.

Uppenbarligen måste varje distriktschef och deras team vara bekanta med sina tilldelade roller både i det övergripande organisationsteamet och i deras avdelningsteam. Om de inte gör det hamnar du direkt där du började.

För att göra uppdrag enkla, skapa ett system för hantering av sociala medier, som HootSuite, där du kan skapa flera användare och tilldela var och en en roll.

Även om du har ett bra team på plats och alla har individuella uppdrag, kan ingen göra ett jobb effektivt utan rätt resurser. Ingenting dödar produktiviteten som att inte veta var du hittar innehållet du behöver när du behöver det.

Ha ett innehållshanteringssystem på plats där teammedlemmar kan gå för att dra innehåll som logotyper, bilder eller annat material som kan vara till hjälp för dem.

Och naturligtvis skapa en standard för mätning av resultat. Bestäm viktiga prestandaindikatorer, ge tillgång till analysprogram och ange ett schema för rapportering.

# 5: Uppmuntra företagssupport

Berätta resten av organisationen om ditt lags sociala medier och hjälp skapa spänning om det nya initiativet. Låt dem veta om mål och mål och uppmuntra dem att delta genom att dela och kommentera uppdateringar.

Att få människorna i din organisation att engagera sig i dina sociala mediekanaler är en mycket effektiv metod för att förstärka ditt innehåll. Missa inte detta tillfälle.

Support är direkt kopplad till anslutning. Be om förslag eller kommentarer för att få insikt och till låt alla veta att de är en del av företagets ansträngningar.

Över till dig

Nu när du är beväpnad med en disposition för att återuppta det sociala medias kaos inom din komplexa organisation, sätta ihop dina team och komma igång. Tänk på att mitt råd är allmänt - du måste justera och anpassa det till din organisation - men det är en solid bas att bygga på.

Använd tipsen ovan för att ta kontroll över din komplexa organisations sociala medieinsatser, skapa och leda ett enhetligt team och fastställa policyer för sociala medier.

Vad tror du? Har du hanterat ett socialt mediateam inom en komplex organisation? Har du stött på några särskilt svåra problem? Berätta om din erfarenhet eller lämna en fråga.