Så här skapar du ett Instagram DM-arbetsflöde: Social Media Examiner

Undrar du hur du bättre hanterar alla Instagram-direktmeddelanden (DM) du får? Vill du använda DM: er för att få kontakt med följare och kunder?

I den här artikeln lär du dig hur du skapar ett Instagram DM-arbetsflöde som låter dig professionellt och framgångsrikt hantera direktmeddelanden för företag.

# 1: Bestäm tonen för Instagram DM-svar

Många tror att ett varumärkes påverkan händer under en kunds konversation med ett företag, men det är faktiskt den kvarvarande känslan som människor kommer ifrån som definierar vem du är som varumärke. Det är därför det är viktigt att prata med ditt team om hur du vill att människor ska känna sig efter att de har haft interaktioner med dina kundinriktade anställda.

Om du vill lämna kunderna ett intryck av professionalism kan du rikta dem till en e-postadress för att fortsätta en konversation formellt. Detta skulle fungera perfekt om du behöver ta med andra människor i konversationen eller officiellt erkänna ett klagomål.

Om du vill att folk ska tänka på ditt varumärke som vänligt och roligt kan du svara på en kundfråga med emojis, samtal, GIF eller något lekfullt chattchatt. Se till att alla som hanterar dina Instagram DMs (och ditt bredare företag) känner till och förstår intrycket du vill lämna.

Här är vad vi har klistrat på en affisch på vårt kontor: ”Tänk dig att du sitter vid en takbar vid skymningen och har en cocktail och fnissar med din bästa vän. Du förklarar hur du använder Instagram under ett träd täckt av älvljus. Du är uppmuntrande, udda, omtänksam och hjälpsam och inte särskilt konventionell lärare. "

Om du redan har varit på Instagram ett tag kan du återställa grunderna för att få starkare framgång med DM.

# 2: Upprätta ett Instagram DM-arbetsflöde

Med ett mindre team på bara några få personer kan du prova ett antal alternativ för att dela din Instagram-inkorg. Till exempel:

• En person täcker vardagar och någon annan täcker helgen.
• Dela veckan i hälften och låt varje person hantera en bit.
• Tilldela veckodagar till olika personer för att hantera alla Instagram-DM.

När ditt företag, ditt team och dina DMs växer måste du implementera ett stramare arbetsflöde för att hantera din inkorg. En taktik som kan hjälpa till är att använda Instagrams flaggsystem.

Om du väntar på svar från en kund eller behöver hjälp från en annan teammedlem innan du svarar, använd en flagga. Jag vet att det är populärt att hålla objekt markerade som "olästa", men när du delar ett konto eller kör en kunds konto, det är inte ovanligt att någon smyger sig in för att se vad som händer och av misstag glömmer att markera meddelandet som oläst på nytt. En flagga håller den ren för alla.

Så här använder du ett flaggsystem för dina Instagram-DMs. För att flagga en konversation, öppna DM-konversationen och tryck på flaggikonen.

För att hitta de konversationer du har flaggat, navigera till din Instagram-inkorg. Sedan tryck på ikonen till höger om sökrutan och välj Flaggad från popup-menyn. Flaggade meddelanden har en orange triangel i det övre högra hörnet.

Det finns många sätt att hantera meddelandena i din Instagram-inkorg. Du och ditt team kanske vill prova olika tekniker för att se vad som fungerar bäst för dig.

Om något inte kan besvaras i inkorgen eller om du behöver mer tid att undersöka, be användaren om en e-postadress så att du kan tilldela en felsökningsbiljett för deras räkning. Låt dem veta att du uppdaterar dem så snart du kan. Användare kan se om du har läst deras meddelande, så det är viktigt att erkänna att de har hörts och att du behöver lite extra tid för att undersöka.

Kom ihåg att det är teamets ansvar att se till att dessa DM: er rensas från inkorgen och löses.

# 3: Ställ in en servicenivåavtalstid (SLA)

Sociala medier blir alltmer en värld av omedelbar tillfredsställelse. Tack och lov förstår de flesta fortfarande att det är omöjligt för företag att sitta på Instagram hela dagen för att svara på frågor omedelbart.

Det är viktigt för ditt företag att ha en SLA och hålla sig till den. Jag rekommenderar att du inte tar längre tid än 6-10 timmar för att svara på en DM på Instagram (det här hjälper ett team). Naturligtvis, hur snabbt du svarar kan bero på vilken typ av förfrågan.

Om en användare är redo att köpa men behöver ställa en snabb fråga först är det bäst att svara direkt för att kapitalisera på impulsköp. Men om en användare har ett problem som inte har lösts, minskar du risken för dåliga recensioner eller att bli uppkallad offentligt i forum eller på sociala medier om han kommer till den inom en rimlig tidsperiod. Det ger dig också möjlighet att vända upplevelsen och skapa en lojal fan.

Tyvärr kan snabbare bli bättre. Jag tror starkt att du väljer hur du ska köra din dag; din dag driver dig inte. Tilldela tider i kalendern för att kontrollera DM så att du inte blir borttagen eller glömmer.

# 4: Curate Ready-to-Use Svarelement

När ditt team förstår deras ansvar för att hantera dina Instagram DMs måste du ge dem verktygen för att göra sitt jobb så effektivt och snabbt som möjligt. Här är några saker att inkludera i din Instagram DM-verktygslåda.

Varumärkescitat

Stava ut vanliga udda ord i din varumärkesröst. Du kanske använder "Yikes!" när något inte har gått enligt plan.

GIF, GIF och fler GIF!

Snarare än att välja GIF du kan använda i din Instagram-inkorg, förtydliga vilka typer av GIF du inte vill använda. Om du vill att dina meddelanden ska ta på sig tonen i en konversation med en vän kan du använda uttrycksfulla ansiktsreaktioner och gnistrar, men inte GIF-filer av människor som faller över och skadar sig själva.

Märke Emojis

Välj 10 eller så emojis som passar ditt varumärke och använda dem konsekvent i dina inlägg, historier, bildtexter och DM. Ta hänsyn till känslan som emojis skapar, mångfalden hos de människor du väljer emojis och användningsfrekvensen. Dessa faktorer kan alla stärka ditt varumärkesbudskap.

Genom att vara tydlig om hur du vill att ditt varumärke ska visas på utsidan har ditt team, ditt varumärke och Instagram-sidan de bästa chanserna att vara konsekvent charmiga.

Snabba svar

De Snabbsvar på Instagram kan du ställa in konserverade svar för vanliga frågor via Instagram DMs. Nyckeln är att få dessa meddelanden att låta mänskliga, inte som att du bara kopierade och klistrade in meddelandet. Användare vill bli behandlade på ett personligt sätt, och de känner vanligtvis en kopia / klistra svar en mil bort. Att lägga till lite anpassning (som ett förnamn) till dina snabba svar hjälper.

För att använda den här funktionen, öppna din Instagram affärsprofil och tryck på ikonen i det övre högra hörnet (med de tre raderna på den). Sedan tryck på Inställningar längst ned i popup-menyn.

Bläddra ner till Affärsinställningar och tryck på Snabbsvar.

Sedan tryck på Nytt snabbt svar.

Nu skriv in ditt meddelande och ange ett genvägsnamn / nyckelord du vill använda för svaret.

När du är klar, tryck på Klar och ditt svar kommer att läggas till i listan med snabbsvar med genvägsnamnet.

Slutsats

Att hantera ditt företags Instagram-inkorg kan vara utmanande. Om du inte är med på saker och ting kan du låta potentiella kunder känna sig ignorerade, okända och överväldigade av upplevelsen av att interagera med ditt varumärke.

Oavsett om du själv hanterar dina Instagram DM-apparater, med ett team eller outsourcer uppgiften, behöver du en gedigen plan för att se till att du stöter på ett företag i världsklass på Instagram.

Ju mer du publicerar på Instagram, desto fler DM får du. I stället för att ignorera dem, känna dig orolig eller ha utsikt över dem, kan du följa dessa steg skapa ett arbetsflöde för att hantera dem medan du skapar raving fans (och mer aktiva kunder) i bearbeta.

Vad tror du? Vad är din Instagram DM-hanteringsstil? Har du några tekniker att lägga till i den här listan? Dela dina tankar i kommentarerna nedan.

Fler artiklar om Instagram-marknadsföring:

• Lär dig hur du ställer in Instagram-handlingsknappar så att kunder kan kontakta dig via din företagsprofil.
• Ta reda på hur du skapar Instagram-videor som kommer att få genklang hos din publik.
• Upptäck sju sätt att förbättra ditt Instagram-engagemang.