Hur man använder Mail Merge i Microsoft Word 2016 för Mac

Hur

FörbiAndre Da Costa

Senast uppdaterad den14 november 2019

Om du behöver skicka batchdokument till en grupp individer, till exempel en inbjudan till ett evenemang eller möte; Microsoft Mail Merge-funktionen är ett snabbt och enkelt sätt att göra det. Vi visade tidigare att du visar för att förbereda dokument med hjälp av Mail Merge-funktion i Word 2016 för Windows, men processen lite annorlunda för användare av Word 2016 för Mac. I den här artikeln visar vi dig hur det fungerar.

Använda Mail Merge-funktionen i Microsoft Word 2016 för Mac

E-postfusion är inte bara för dokument; Du kan använda den för broschyrer, nyhetsbrev eller material för massutsändningar. Att ställa in ett dokument för e-postfusion är en process i två delar som innehåller huvuddokumentet och datakällan som består av namnen och adresserna på individerna för varje dokument. Information lagrad i datakällan används av Word för att kombinera sedan generera dokument för varje.

Låt oss börja med att samla in information för varje mottagare som heter fältnamnet. Ett fältnamn innehåller information som namn, adress och hälsning. En annan viktig del i skapandet av ett e-postsammanslagningsdokument är formuläret, som innehåller information som levereras till mottagaren. Exempelbrevet nedan innehåller en lista över fält som jag kommer att inkludera i varje dokument.

Skapa mottagarlistor

Starta Microsoft Word och välj sedan Fliken Försändelser> Välj Mottagare> Skapa en ny lista.

Datakällfönstret visas på skärmen. Som du kan se är listfälten redan befolkade med namn du kan använda. Bara för att vara säker, skulle jag ta bort dem alla och använda din egen för att undvika förvirring. Välj varje fält och klicka sedan på minus-knappen för att ta bort det. När du har rensat varje fält fortsätter du att ange ditt eget. Du kan organisera varje fält med upp- och nedpilen. När du är klar klickar du på Skapa.

Ge datakällan ett namn och klicka sedan på Spara.

Populera fälten med namnen och adresserna för varje mottagare, när du är klar, klicka på OK. Obs! För att lägga till eller ta bort en post, klicka på plus- eller minustecknet i fönstrets nedre vänstra hörn.

Sätt i fusionsfält och slutföra sammanslagning av dokument

Nu kommer den enkla delen genom att sätta in dina fusionsfält. Välj fliken Försändningar och klicka sedan på Infoga fusionfält, välj sedan ditt fusionsfält. Upprepa stegen för att fylla i ditt dokument med lämpliga sammanslagningsfält.

Spara formulärbrev, välj fliken Försändningar och klicka sedan på Slutför och slå samman och klicka sedan på Redigera enskilda dokument.

Du kan sedan granska dina dokument eller skriva ut dem.

Användare av Word 2016 för Windows kommer att märka att det finns små skillnader mellan båda versionerna. Word 2016 för Mac påminner ironiskt om Word 97 för Windows. Oavsett, båda ger samma resultat.

För fler tips och tricks för användning Microsoft Office, bläddra i vårt kompletta arkiv för Office-artiklar.