10 Microsoft Excel-tips Varje användare bör veta

Hur

FörbiAndre Da Costa

Senast uppdaterad den9 oktober 2019

Microsoft Outlook, Microsoft Word och Microsoft Excel är de tre tunga vikterna i Microsoft Office-paketet. Vi har nyligen visat dig några av bästa funktioner som alla Microsoft Word-användare bör känna till och några tips till öka din Outlook-produktivitet. I samma anda kommer vi nu att täcka de viktiga Microsoft Excel-tips som varje användare bör känna till.

Microsoft Excel är industristandard kalkylarkapplikation. Microsoft Excel 2016 är ett stort hornhinnande verktyg som låter dig manipulera, organisera, analysera och formatera data i ett kalkylblad. Trots att Excel har varit livsnerven för många företagskontor, forskningsföretag och finansiella kläder, kan Excel vara lika praktiskt och kraftfullt för vardagliga användare. Oavsett om du är en hemmabrukare som hanterar en hushållsbudget, en liten företagsägare som hanterar inventering eller en skollärare som deltar dagligen, kommer Excel att göra ditt liv lättare om du lär dig att använda det. Låt oss kolla in dessa tips.

Väsentliga tips för Microsoft Excel 2016

1. Ändra storlek på kolumner och rader

Excel-standardhöjden och -bredden är knappast en storlek som passar alla. Chansen är stor att du måste justera kolumnbredden och radhöjden för att tillgodose dina data. För att göra det, klicka på kolumnen eller raden, välj Hem och klicka sedan på Formatera knappen inom Celler grupp. Välj om du vill justera höjd eller bredd.

Ange beloppet och klicka sedan på OK. Kolumnen eller raden bör justeras till exakt mätning.

Du kan också ändra storlek på kolumner och rader manuellt med musen. Placera muspekaren mellan kolumnen eller raden, klicka på vänster musknapp, observera den flytande ballongen och dra och expandera tills önskad storlek har uppnåtts.

Och här är ett praktiskt tips: dubbelklicka bara på den högra kanten av en kolumn för att automatiskt storleka bredden till data.

2. Lägg till eller ta bort kolumner, rader eller celler

Om du behöver ytterligare en kolumn, rad eller cell kan du enkelt infoga den med kommandona Infoga och radera celler. Klicka på Föra in knappen inom Celler grupp, välj sedan lämpligt alternativ.

Du kan också ta bort en kolumn från samma grupp; klicka på Radera-menyn och välj sedan lämplig åtgärd.

Samma åtgärd kan utföras genom att högerklicka på kolumnen eller cellraden.

Lära sig mer om ta bort tomma celler i Microsoft Excel.

3. Frysrutor

Om du vill bläddra igenom ett kalkylblad utan att tappa fokus på en viss del av arket eller data är Freeze Panes-funktionen det perfekta sättet att göra det. Välj raden eller kolumnen där data börjar i arket.

Välj Se, klicka på Frysrutor klicka sedan på Frysrutor.

När du bläddrar förblir dina rubriker eller kolumner synliga.

4. Ändra textjustering i celler

Om du behöver skapa ett register eller etiketter kan du använda dialogrutan Formatceller för att justera textinriktningen i cellerna. Välj cellerna där du vill använda formateringen, högerklicka på markeringen och klicka sedan på Formatera celler ....

Klicka på Inriktning fliken, använd sedan musen för att ändra orienteringen för texten eller ange ett värde. Klicka på OK när du är nöjd.

Text inom cellerna visas nu snett.

5. Använd cellskydd för att förhindra redigering av ett område i kalkylarket

Om du delar en arbetsbok med andra användare är det viktigt att förhindra oavsiktliga redigeringar. Det finns flera sätt att skydda ett ark, men om du bara vill skydda en grupp celler, så gör du det. Först måste du slå på Skydda blad. Klicka på Format-menyn och klicka sedan på Skydda blad. Välj vilken typ av ändringar du vill förhindra att andra användare gör. Ange ditt lösenord, klicka på OK och klicka sedan på OK att bekräfta.

Välj ett antal rader eller kolumner som du vill förhindra att andra användare redigerar.

Klicka på Formatera klicka sedan på Lås cell.

När som helst en användare försöker göra ändringar; de får följande felmeddelande.

För att skydda ett helt kalkylblad, kolla in vår artikel för instruktioner om tillämpa kryptering och lösenord på dina Excel-kalkylblad och Office-filer.

6. Använd speciell formatering på siffror och valuta i celler

Om du behöver tillämpa ett specifikt valutavärde eller bestämma decimalplatsen för siffror i kalkylarket kan du använda Tal fliken inom Formella celler för att göra det. Välj de nummer du vill formatera, högerklicka på valet och välj sedan fliken Nummer. Välj Valuta i kategorilistan och välj sedan antalet decimaler och valutaformat.

7. Fem väsentliga Excel-funktioner du borde känna - Summa, genomsnitt, Max, Min, Räkning

Excels enorma verkliga kraft ligger i dess funktioner och formler. Grundläggande funktioner låter dig göra snabba matematikoperationer, medan avancerade funktioner låter dig krascha några allvarliga nummer och utföra komplex analys. Precis som alla borde känna till formateringslinorna i Word, bör du också känna till de mest populära funktionerna i Excel.

Summa - beräknar summan av ett antal celler.

Medel - beräknar medelvärdet för ett antal celler.

Max - beräknar det maximala värdet i ett cellintervall.

min - beräknar minimivärdet för ett cellintervall.

Räkna - beräknar antalet värden i ett cellområde, undviker tomma eller celler utan numeriska data.

Så här använder du en funktion. Ange etiketterna för siffrorna du vill producera beräkningen för. Välj Fungera och välj sedan den kategori av funktion du vill använda. Klick Infoga funktion knappen inom Funktionsbibliotek grupp eller tryck Skift + F3 på ditt tangentbord. Välj den funktion du behöver eller använd funktionen Sök efter och klicka sedan på OK.

När du hittat funktionen väljer du den och klickar sedan på OK.

Gör eventuella ändringar av området du beräknar och klicka sedan på OK för att tillämpa funktionen.

8. Skapa och manipulera diagram

En känneteckenfunktion i Microsoft Excel, genom att skapa diagram kan du visuellt presentera dina välformade data. Excel gör processen mycket enkel; markera ett dataområde i ditt ark, välj Infoga-fliken och klicka sedan på Se alla diagram knapp.

Klicka på Alla diagram fliken och bläddra sedan i listan över diagramstilar.

Du kan också sväva över ett exempel för att se en förhandsgranskning av hur diagrammet kommer att se ut. När du är nöjd klickar du OK för att infoga diagrammet i kalkylarket. Om du föredrar att behålla det i ett separat ark väljer du diagrammet och klickar på Flytta diagram, välj New Sheet och klicka sedan på OK.

9. Avslöja formler

Om du vill validera beräkningarna i din arbetsbok är avslöjandet av dina formler sättet att göra det.

Välj formler och klicka sedan på Visa formler ligger i Formelrevision grupp.

Nu kan du enkelt kolla in formler som används i ditt ark och även skriva ut dem. Det är ett bra sätt att hitta fel eller att helt enkelt förstå var numren kommer ifrån.

10. Maximera utskriftsalternativ när du skriver ut stora arbetsböcker

Kalkylark fungerar bra på stora widescreen-skärmar, men ibland kan du behöva skriva ut din arbetsbok. Om du inte är försiktig kan du slösa mycket papper på något som mestadels är oläsligt. Excel tar hand om detta med hjälp av alternativet Backstage-utskrift, så att du kan justera sidstorleken och orienteringen. Kalkylark skrivs bäst ut på papper med laglig storlek med liggande orientering.

Om du behöver justera marginalerna så att den passar ytterligare information på ett enda ark när du skriver ut, klickar du på knappen Visa marginaler i det högra hörnet på fliken bakom scenen.

Du kan sedan använda marginalerna för att justera kolumnerna så att de passar alla data som kan komma över till en annan sida.

Om du inte kan få all information på en sida använder du dialogrutan Sidinställningar för att göra ytterligare justeringar. Skalningsmenyn kan hjälpa dig att minska storleken på texten så att den passar bättre. Försök att inte skala för mycket, eftersom du vill hålla texten läsbar.

Du kan också använda samma dialogruta för att klä upp ditt kalkylblad med en sidhuvud och sidfot om så önskas.

Så det är en titt på några grunder som alla Excel-användare bör känna till. Om du vill gå vidare till några avancerade ämnen, kolla in våra tidigare artiklar om att använda funktioner som VLOOKUP-funktion, svängbord, lägga till ett vattenstämpel i dina arbetsböcker eller med hjälp av inbyggd kalkylator. Har du en favoritfunktion eller tidsbesparare i Excel? Berätta i kommentarerna.