Hur man skapar mallar för Microsoft Office-program

Hur

FörbiJoana Simoes

Senast uppdaterad den16 maj 2018

En mall i Microsoft Office-dokument är ungefär som att skapa ett förtryckt formulär - du gör formateringen och pannplattatexten en gång och fokuserar sedan på att fylla i den unika informationen framöver. Det här kan vara en enorm tidsbesparing, oavsett om du använder den internt eller för andra klienter eller kunder. Om detta låter bra för dig har du tur - du kan lära dig att skapa en mall i Microsoft Word, Excel eller till och med PowerPoint.

Hur mallar fungerar i Microsoft Office

När du öppnar ett Microsoft Office-program, som Word, Excel eller PowerPoint, har du två huvudalternativ: starta från ett tomt dokument eller börja från en mall. Microsoft Office har ett antal inbyggda mallar samt en mängd mallar att välja mellan online.

När du väljer en mall börjar du med ett nytt dokument, men delar av dokumentet har redan fyllts i och formaterats. Vissa av fläckarna kommer att vara redigerbara och andra kommer att vara permanenta.

När du sparar ditt dokument från en mall skriver det inte över mallen. Du kan öppna samma mall om och om igen för att skapa liknande dokument med konsekvent form och formatering.

Hur fungerar det? Mallar sparas i ett annat format än vanliga dokument. Ett Word-dokument sparas till exempel som .docx och en mall sparas som .dotx. När du sparar en fil som mall kan du öppna den från Ny dialogrutan från Personlig fliken och Word vet att du vill skapa ett nytt dokument baserat på den mallen istället för att öppna och skriva över mallen.

Skapa mallar i Microsoft Word

Sättet att skapa mallar i de flesta Microsoft Office-program är väldigt lika men du får en uppdelning av var och en för att göra det enklare för dig. Låt oss börja med Microsoft Word.

Skapa ditt dokument så du vill att det ska se ut i formatering, grafik etc. Lägg till platshållarens innehåll efter behov.

När du är redo att spara den som en mall, gå till Fliken Fil och klicka sedan på Spara som

I Spara som typ listrutan, välj Word Mall.

Namnge mallen i Filnamn ruta och klicka sedan på Spara.

Nu kan du använda mallen när du behöver den från Fil –> Ny meny.

Skapa mallar i Microsoft PowerPoint

PowerPoint-presentationer kan vara tidskrävande, att skapa mallar för användning med PowerPoint är ett bra sätt för att spara lite tid och inte behöva börja från början varje gång du behöver skapa en ny presentation. Det hjälper dig också skapa konsistens och korrekt varumärke för företagspresentationer.

Skapa eller öppna PowerPoint-presentationen du vill ha en mall för.

Klicka på Arkivflik och välj sedan Spara som

I Spara som typ rullgardinsmenyn, Välj PowerPoint-mallar

Skriv in namnet du vill att din PowerPoint-mall ska ha i Filnamn ruta och klicka Spara.

Skapa mallar i Microsoft Excel

Världen av kalkylblad, tabeller och diagram behöver också mallar. Det här är vad du behöver göra för att skapa en mall i Microsoft Excel:

Skapa eller öppna Excel-filen som du vill spara som mall.

Klicka på Arkivflik och Välj Spara som

I Spara som typ rullgardinsmenyn, Välj Excel-mall

Skriv in namnet du vill att din Excel-mall ska ha i Filnamn ruta och klicka Spara.

Använd mallar

När du skapar och använder mallar är det verkligen viktigt att komma ihåg att du bör ta bort all text som inte kommer att krävas i alla dokument i framtiden. Istället kan du bara sätta tillfälliga platshållare när så är nödvändigt och när du arbetar med ett nytt projekt, lägg i korrekt information för det specifika projektet. Detta minimerar chansen att skicka någon ett dokument med felaktiga namn och statistik.

Mallar gör det enklare för dig att klara uppgifter och det är också ett bra sätt att introducera nya anställda till hur vissa dokument, presentationer eller kalkylblad görs i företaget. Detta ger saker sammanhängande och professionellt utseende överallt.

Använder du mallar? Dela dina tips i kommentarerna.