Hur man skapar rullgardinslistor med datavalidering i Microsoft Excel

Hur

FörbiLori Kaufman

Senast uppdaterad den14 november 2017

Data Validation låter dig göra saker som involverar komplicerade anpassade inställningar som att uppmana användare att välja ett alternativ från en lista eller begränsa celler till vissa datatyper. Det är oerhört användbart när du behöver hålla dina Microsoft Excel-data konsekventa och standardiserade.

Idag visar jag dig hur du skapar en rullgardinslista i en cell med datavalidering. Trots att jag tar skärmdumparna med Excel 2016 är stegen desamma om du använder en äldre version som Excel 2013.

Skapa en datatabell och listan med alternativ

Ställ först in en grundläggande datatabell. Du kan antingen skriva in dina data manuellt eller kopiera och klistra in dem från en annan källa.

Därefter kommer vi att ange en lista med alternativ för listrutan. Du kan göra det när du definierar datavalideringen eller du kan definiera en lista på en annan plats på samma kalkylblad eller på ett annat kalkylblad.

I det här exemplet kommer vi att lista alternativen för listrutan i ett annat kalkylblad, så klicka på en av kalkylbladets flikar längst ner i Excel-fönstret.

Ange varje alternativ i en kolumn (eller rad), ett alternativ till en cell. Gå sedan tillbaka till kalkylbladet med dina data.

Aktivera datavalidering för utvalda celler

I det här exemplet vill vi lägga till rullgardinslistor till Betyg kolumn eller kolumn B. Välj de celler du vill lägga till i rullgardinslistorna också. I vårt fall valde vi B2 genom B10.

Klicka sedan på Data flik.

I Dataverktyg, klicka på Datavalidering knapp.

Lägg till en rullgardinslista till de markerade cellerna

De Datavalidering dialogrutan visas. På inställningar kan du ha Excel-begränsningar i de markerade cellerna till datum, siffror, decimaler, tider eller en viss längd.

Välj vårt exempel Lista från Tillåta rullgardinsmeny för att skapa en rullgardinslista i var och en av de valda cellerna.

Välj källa för rullgardinsmenyn

Nu måste vi ange källan för alternativen i varje listruta. Det finns två sätt du kan göra detta. Den första metoden innebär att manuellt skriver alternativen i Källa ruta separerade med komma-tecken. Det kan vara tidskrävande om du har en lång lista med artiklar.

Tidigare i den här artikeln skapade vi en lista med objekt på ett separat kalkylblad. Vi kommer nu att använda den listan för att fylla i listrutan i var och en av de valda cellerna. Den andra metoden är enkel att hantera. Du kan också dölja kalkylbladet med alternativen (högerklicka på kalkylbladet och välj Dölj) när du distribuerar arbetsboken till dina användare.

För att lägga till listan från det separata kalkylbladet i din rullgardinslista, klicka på pil upp till höger om Källa låda.

De Datavalidering dialogrutan krymper ner till bara Källa och du kan komma åt din arbetsbok under dialogrutan. Klicka på fliken för kalkylbladet med rullgardinsmenyn.

Välj sedan cellerna som innehåller alternativen. Kalkylbladets namn och cellområdet med alternativen läggs till i Källa rutan på Datavalidering dialog ruta.

Klicka på nedåtpilen till höger om Källa för att acceptera ingången och utöka dialogrutan.

Lägg till ett inmatningsmeddelande

Du kan lägga till ett valfritt meddelande i listrutan. Du kanske vill visa ett hjälpmeddelande eller tips. Det är bra att hålla meddelandet kort.

Klicka på om du vill lägga till ett meddelande som visas när en cell som innehåller listrutan är vald Inmatningsmeddelande flik. Därefter anger du a Titel och den Inmatningsmeddelande i lådorna.

Lägg till ett felmeddelande

Ett annat alternativ i rullgardinslistan är ett felmeddelande som skulle visas när en användare försökte ange data som inte stämmer med valideringsinställningarna. I vårt exempel, när någon skriver ett alternativ i cellen som inte matchar något av de förinställda alternativen, visas felmeddelandet.

För att lägga till ett felmeddelande, klicka på Felvarning flik. Standardalternativet för Stil av felmeddelandet är Sluta. Du kan också välja Varning eller Information. I det här exemplet accepterar du standardalternativet för Sluta i Stil listrutan.

Gå in i Titel och Felmeddelande för Felvarning. Det är bäst att hålla felmeddelandet kort och informativt. Klick OK.

Använd din nya rullgardinslista

När du klickar på en cell som du har lagt till en datavalideringslista visas en rullgardinslista och du kan välja ett alternativ.

Om du har lagt till en Inmatningsmeddelande till rullgardinsmenyn visas när du väljer en cell som innehåller rullgardinslistan.

Om du försöker ange ett alternativ som inte stämmer med något av de förinställda alternativen, kommer Felvarning du ställer in skärmar i en dialogruta.

Hur har du använt rullgardinslistorna i Excel? Låt oss veta i kommentarerna. Kolla också in våra andra Microsoft Office-tips och vår handledning för skapa rullgardiner i Google Sheets.