Hur man minskar filstorleken för en PowerPoint-presentation

Hur

FörbiBen Stockton

Senast uppdaterad den24 januari 2020

De bästa PowerPoint-presentationerna är de som är dynamiska och intressanta för deras avsedda målgrupper. Vanligtvis betyder det att du använder bilder, videoklippoch andra visuella element för att få dina poäng över.

Tyvärr, ju större presentationen och desto fler element du använder, desto större är filen. Om din PowerPoint-presentationsfil helt enkelt är för stor, här är några steg du kan vidta för att minska den totala filstorleken.

Komprimera PowerPoint-bilder

Det största problemet med någon PowerPoint-presentation är inte texten - det är bilderna. Fler bilder betyder en större fil, men du kan vidta några steg för att minska problemet.

Minska bildstorlekar i Office-dokument kommer att minska den totala filstorleken, och det bästa sättet att göra detta är genom att komprimera dina bilder. Nackdelen med detta är en minskning av bildkvaliteten. PowerPoint erbjuder dock flera komprimeringsalternativ, så att du kan välja att använda bilder av bättre kvalitet, även om bildkomprimeringen kommer att reduceras som ett resultat.

För att starta, öppna din PowerPoint-presentation. Välj en bild och tryck sedan på Format> Komprimera bilder i bandstången.

Detta kommer att föra upp Komprimera bilder alternativ ruta. Det finns fem olika alternativ för bildupplösning, inklusive ett extra Använd standardupplösning alternativet för att lämna dina bilder intakta.

Varje upplösning mäts i pixlar per tum, där ju större antal, desto bättre kvalitet (och desto större filstorlek). För maximal komprimering, välj E-post (96 ppi).

Om du föredrar att bara komprimera en enda bild, lämna Använd endast den här bilden kryssrutan markerad. Om du vill komprimera alla bilder i PowerPoint-presentationen på en gång, se till att avmarkera det här alternativet.

Tryck OK att komprimera din bild (eller bilder) när du är redo.

När du har sparat din PowerPoint-presentation (Arkiv> Spara), filstorleken bör minskas. Påverkan av bildkomprimering på filstorlek beror på antalet bilder i din presentation, liksom deras ursprungliga kvalitet.

Komprimera video i PowerPoint

Komprimering av andra typer av media, som videofiler, är nästa steg i att minska din PowerPoint-filstorlek. Videofiler kan i synnerhet öka dina PowerPoint-filer massivt om de är inbäddade i din presentation.

Tack och lov erbjuder PowerPoint en inbyggd metod för komprimering och konvertering av videofiler. För att göra detta, öppna din presentation i PowerPoint och tryck sedan på Fil> Info> Komprimera media. I rullgardinsmenyn väljer du den kvalitet du vill använda för dina inbäddade videofiler.

Du kan välja mellan Full HD (1080p), HD (720p) och Standard (480p) videokvalitét.

Om videofilerna stöds kommer PowerPoint automatiskt att komprimera mediefilerna, vilket minskar deras totala kvalitet i processen. Klick Fil> Info> Komprimera media> Ångra för att ångra processen om kvaliteten reduceras för långt.

Om du är nöjd med processen kan du spara ditt dokument (Arkiv> Spara).

Sparar i PPTX-filformat

De flesta PowerPoint-användare känner till PPT, filformatet PowerPoint. Många äldre PowerPoint-presentationer sparas och distribueras fortfarande i detta äldre format.

Tyvärr är PPT-filformatet föråldrat. Ersättningen, PPTX, använder komprimering för att avsevärt minska filstorleken för PowerPoint-presentationer. Att spara dina dokument i PPTX-format, samt konvertera befintliga PPT-filer till PPTX, kan ha stor inverkan på den totala filstorleken.

För att konvertera din PPT-fil till PPTX, öppna PPT-filen i PowerPoint. Därifrån klickar du på Fil> Info> Konvertera.

Detta öppnar Spara som dialogruta, automatiskt välja PPTX-filformat. Bekräfta filnamnet för din nya PPTX-presentation och tryck sedan påSpara att bekräfta.

De ytterligare fördelarna med komprimering som en PPTX-fil erbjuder över det ursprungliga PPT-formatet bör bidra till att minska filstorleken. Effekten av att spara din PowerPoint-presentation som en PPTX-fil kommer dock att bero på din ursprungliga presentationsfil.

Inaktiverar inbäddade teckensnitt

De flesta PowerPoint-användare kommer att använda standardtypsnitt för sina presentationer, men om du skapar en temapresentation kan du bestämma dig för att bädda in tredjeparts typsnitt i din PowerPoint-fil. Dessa inbäddade teckensnitt kan se bra ut, men de kan öka din PowerPoint-filstorlek avsevärt.

Om du inte är säker på att inkludera dem bör du inaktivera alternativet inbäddade teckensnitt i PowerPoint. För att göra detta, klicka på Arkiv> Alternativ för att öppna PowerPoint-alternativmenyn.

I PowerPoint-alternativ, tryck på Spara flik.

Under Bevara trohet när du delar denna presentation avsnitt, klicka för att inaktivera Bädda in teckensnitt i filen kryssruta.

När alternativet inte är avmarkerat klickar du på OK för att spara inställningen, tryck sedan på Arkiv> Spara för att spara dokumentet. När du har sparat bör alla inbäddade teckensnittfiler tas bort.

Detta är emellertid en inställning som endast bör påverka ett litet antal PowerPoint-användare och som bara kan minska din PowerPoint-filstorlek om du använder ett betydande antal anpassade teckensnitt.

Ta bort dolda PowerPoint-data

Varje PowerPoint-dokument du skapar har ytterligare information bifogad, inklusive vem som har skrivit det och andra dolda metadata. Om du försöker optimera din PowerPoint-filstorlek, kan du ta bort denna information för att minska filstorleken, även om påverkan borde vara relativt liten.

För att göra detta, öppna din PowerPoint-presentation och klicka sedan på Arkiv> Info> Sök efter problem> Kontrollera dokument.

I Dokumentinspektör, se till att Dokumentegenskaper och personlig information kryssrutan är markerad och tryck sedan på Inspektera.

När dokumentinspektören har skannat din PowerPoint-presentation klickar du på Ta bort alla knappen för Dokumentegenskaper och personlig information alternativ.

Detta tar bort alla personliga metadata från din PowerPoint-presentation, vilket minskar filstorleken med en liten mängd.

Skapa bättre PowerPoint-presentationer

Du behöver inte kompromissa med kvaliteten för att skapa högkvalitativa PowerPoint-presentationer. Om PowerPoint-filstorlekar berör dig, komprimera dina mediefiler och använda PPTX-filformatet.

Om du vill släppa PowerPoint helt kan du tänka på med Microsoft Sway istället.