Hur man går till Google med Google Apps del 2: E-postutbyte {Series}

I första artikeln av denna "Go Google" -serie förklarade jag Vad Google Apps var liksom Hur registrera din domän med Google Apps. Idag i Del 2 av min serie kommer jag att täcka att skapa användare i Google Apps-systemet och sedan skära över din domän för att aktivera Google Apps e-post så att både du och dina användare kan börja använda Google Apps webbgränssnitt för e-post.
Processen är ganska rak framåt men groovyPost är ganska lång så jag tänkte att jag lika bra kan skapa en karta för dig så att du kan hoppa runt efter behov. Frågor eller kommentarer kan du släppa med en anteckning i kommentarerna eller i vårt community som stöds teknisk supportforum.

Artikelkarta

1. Skapa användare och e-postadresser
2. Ställ in fångst-adress
3. Skapa anpassad webbmail-URL
4. Cutover MX-poster
5. Testa e-post och CNAMES
6. Övrigt. Säkerhet och anpassningar

Steg 1 - Skapa användare och e-postadresser i Google Apps

Innan vi konfigurerar Google Apps för att ta emot e-postmeddelanden för vårt domännamn (stänga av MX-poster i DNS) måste vi först skapa alla användarkonton för våra småföretag, välgörenhetsorganisationer osv. Självklart om vi stänger av e-postmeddelandet innan vi skapar e-postadresserna kommer posten att studsa, vilket inte är bra.

1. Helt enkelt KlickAnvändare och grupper Fliken sedan KlickSkapa en ny användare

2. Fyll i Förnamn, Efternamn samt användarnamn och KlickSkapa ny användare. Användarnamnet kommer att vara användarens e-postadress och logga in på Google Apps.

Valfri

Om din domän har fler än bara några användare rekommenderar jag att du använder Massuppladdning -funktion som kan hittas från både den här skärmen (Länk till flera användare) eller från Avancerade verktyg som visas i skärmbilden nedan.

3. Efter att ha skapat användaren kommer Google Apps att ge dig en liten popup som innehåller all information du behöver ge till din anställd inklusive deras Användarnamn, Lösenord, e-postadress och inloggningslänk för din domän.

För bekvämlighet ingår också två metoder för att få denna information till din slutanvändare. Jag rekommenderar att du klickar på E-postinstruktioner för att få informationen skickad antingen till dig eller den nya användaren.

Steg 2 - Hur man ställer in e-postadressen för Google Apps Catch-All

När alla dina användar- / e-postkonton har konfigurerats bör du aktivera en groovy Google Apps-funktion som kallas Fånga alla adress. Adressen Catch-All gör exakt hur den låter. Om någon skickar ett e-postmeddelande till din domän och adressen inte stämmer med någon befintlig e-postadress för användaren kommer den att levereras till den adress du anger.

De Fånga alla adress är särskilt viktigt för nyligen migrerade domäner där du kanske har glömt att skapa en e-postadress för en av dina anställda eller avdelningar (som sales@groovypost.com). Istället för att släppa eller returnera e-postmeddelandet kommer Google Apps att skicka e-postmeddelandet till din Catch-all-adress.

1. KlickServiceinställningar, E-post. Klick radioknappen Vidarebefordra e-postmeddelandet till: och Stiga på de e-postadress för Catch-All. KlickSpara ändringar längst ner på sidan för att spara den nya konfigurationen.

Personligen gillar jag att använda mitt administratörskonto för Catch-All-adressen eftersom jag gillar att konfigurera konton på webbplatser som använder e-postadresser som dropbox@groovypost.com. Eftersom jag inte har ställt in den adressen för någon av mina användare kommer alla dessa e-postmeddelanden att levereras till min brevlåda med namnet Catch-All-adressen.

Steg 3 - Skapa en anpassad webbmail-adress för dina användare

Även om du kan få åtkomst till Google Apps med Outlook eller någon annan e-postklient, är en av försäljningspunkterna för Google Apps möjligheten att få åtkomst till ditt företags e-postmeddelande från en webbläsare. Men som standard är adressen inte särskilt vacker eller lätt att komma ihåg:

http://mail.google.com/a/yourdomain.com

Goda nyheter, Google Apps ger dig möjligheten att anpassa länken till något mer attraktivt och lätt att komma ihåg http://webmail.yourdomain.com. Jag rekommenderar starkt att alla aktiverar den här funktionen för att göra övergången till Google Apps så smidig som möjligt för dina slutanvändare.

1.KlickServiceinställningar Flik, Allmän Fliken sedan sedan KlickÄndra URL under Webbadress sektion

2.Klick de 2: a radioknappen ange sedan adress (subdomän) du vill tilldela till din webmail-åtkomst. KlickFortsätta när du är klar.

3.Följ instruktionerna på nästa sida för att skapa en CNAME-post för den anpassade adressen du skrev in Steg 2 ovan. # 3 och # 4 i nedanstående skärmdump är CNAME och destination du behöver använda när du ställer in CNAME-posten.

I den första artikeln i min Google Apps-serie förklarade jag Hur man skapar en CNAME-post för Dreamhost-värddomäner men om du inte använder Dreamhost för din domän eller DNS, här är en annan lista som tillhandahålls av Google som förklarar processen för andra vanliga ISP / Hosting-leverantörer:

• GoDaddy.com
• ix webbhotell
• 1and1
• EveryDNS.net
• Lunarpages
• Yahoo! Litet företag
• No-IP
• DNS Park
• eNom
• Nätverkslösningar
• MyDomain.com
• Dreamhost
• Domän direkt
• gandi.net
• eurodns.com
• register.com
• myhosting.com
• Jag vet inte vem min värd är

4. När din CNAME-post har skapats och pekar på ghs.google.com, KlickJag har slutfört dessa steg.

Steg 4 - Cutover ditt Domain MX-poster till Google Apps

Oke alla, stötta er själva! Nu är det dags att minska dina MX-poster som i e-postprat innebär att du konfigurerar din domän för att leverera alla framtida e-post till Google Apps. Detta bör endast göras när du är 100% säker på att alla dina e-postkonton har skapats och din Catch-All-inställningen har konfigurerats (bara i roll). Redo?

1.Klick de Serviceinställningar Flik, E-post och Instruktioner för hur du aktiverar e-post

2. LÄS ALLT! OK, Klicka på Ändra MX-poster

Återigen, för att hjälpa de icke-tekniska Google Apps-kunderna, har Google tillhandahållit stegen för att ändra MX-posten för de vanligaste / största ISP / värdleverantörerna. Om din webbhotell inte är listad eller om du är helt förvirrad, istället för att fortsätta framåt, rekommenderar jag att du får hjälp från din ISP / Hosting-leverantör för steg 3 nedan.

3.Klick nedåtpilen för Visar instruktioner för: och Välj din Domän / DNS-värdleverantör. Följ nu stegen nedan för att ändra MX-posten för din domän.

När dina MX-ändringar är klar klickar jag på Jag har slutfört dessa steg.

Obs: Återigen, om du är förvirrad här STOPP. När du rör dig med dina domäners MX-post är det bättre att betala 15-25 $ för ett supportsamtal än att göra ett misstag och bryta din e-post för dig och dina anställda.

Vid denna punkt bör du tas tillbaka till instrumentpanelen och allt borde ganska mycket göras!

Steg 5 - Testa e-post och olika CNAMES-konfigurationer

Eftersom du kommer att bli Google Apps-systemadministratör rekommenderar jag att du ställer in ett separat e-postkonto någonstans som mail.live.com eller mail.yahoo.com så att du kan skicka e-postmeddelanden för testning och andra ändamål. Detta är också en tid som du bör testa de anpassade CNAMES som du skapade IE: webmail.yourdomain.com etc ...

Steg 6 - Avsluta med några få finpussningar

Även om det inte är nödvändigt, rekommenderar jag också att du ställer in tidszoninformation, sekundär kontaktinformation samt aktivera SSL när du och dina användare besöker Gmail, Kalender, Dokument och Sajter på ditt Google Apps-konto / domän.

1 – KlickDomäninställningar Flik, Allmän. Under Kontaktinformation, fyll i en e-postadress inte kopplad till din domän och Markera rutanOm du har glömt administratörslösenord, skicka instruktioner för återställning av lösenord till sekundärkontakt.

2 – Scrolla ner och Ställ in tidszon och Kryssruta till Aktivera SSL på alla Google Apps-tjänstssidor

Det finns fortfarande mycket du kan göra med Google Apps men jag tror att den här artikeln är tillräckligt lång redan ...;) Så håll dig uppdaterad min nästa artikel där jag kommer att granska de olika alternativen som finns tillgängliga för att ansluta till Google Apps för att läsa och hantera dig e-post.