Hur man lägger till eller tar bort en rullgardinslista i Excel

Hur

FörbiJeff Butts

Publicerad12 oktober 2023

När jag skapar ett kalkylblad i Excel är tanken att förenkla och bättre organisera vissa delar av mitt liv. Oavsett om det är för personlig budgetering, förberedelser för att fakturera en kund eller göra en inventering av mina filmer och videospel, kan Excel vara en spelväxlare.

Det finns massor av tips för att hjälpa gör Excel till ett ännu effektivare verktyg för dig. För att hjälpa dina kalkylblad att bli ännu mer kraftfulla och effektiva är det viktigt att se till att vissa värden skrivs in på samma sätt. Oavsett om det är för att hjälpa till att filtrera data senare eller söka igenom den, är det avgörande att se till att alla mina Blu-ray-skivor heter samma sak. Det är därför det kan vara så praktiskt att veta hur man lägger till (eller tar bort) en rullgardinslista i Excel. Låt oss gå igenom den här avancerade funktionen för dig själv.

Lägg till en rullgardinslista i ditt Excel-kalkylblad

För det här exemplet använder jag en filminventering. Jag har några filmer på VHS, några på DVD och några på Blu-ray. Att hjälpa till med filtrering, sortering och sökning genom katalogen senare har jag en kolumn för "Media Type."

Jag lägger till en rullgardinslista för "Media Type" så att jag kan vara säker på att jag alltid har Blu-ray och de andra formaten stavade på samma sätt. Detta gör du med hjälp av datavalidering.

Så här lägger du till en rullgardinslista i Excel:

1. I ditt kalkylark väljer du de celler du vill använda i rullgardinsmenyn.
2. Välj antingen Data > Validering från menyraden eller Datavalidering ikonen i Data band.
   
3. Dialogrutan Datavalidering visas. Under Valideringskriterier > Tillåt, välj Lista.
   
4. Nästa, i Källa fältet anger du de värden du vill tillåta, separerade med kommatecken.
   
5. Om värdena finns i ett annat ark kan du också välja dem där genom att klicka på ikonen till höger om inmatningsrutan och sedan på cellen eller cellerna som innehåller de tillåtna värdena.
   
6. Om du vill att rullgardinsmenyn ska visas när du klickar i cellen, se till Rullgardinsmeny i cellen är kontrollerad.
7. Klick OK för att slutföra din rullgardinslista.

När du är klar kan du klicka på värdet från rullgardinsmenyn istället för att skriva det. Naturligtvis kan du fortfarande skriva värdet.

Om du anger text som inte stämmer överens med ett av värdena du angav för rullgardinsmenyn, kommer Excel att varna dig om datavalideringsfelet. Av denna anledning är det ofta en bra idé att försäkra sig Ignorera tomt är aktiverat i Datavalidering dialog.

Ändra eller ta bort en rullgardinslista i Excel

Om du bestämmer dig för att du inte vill ha datavalideringen som din rullgardinslista ger dig längre är den lätt att ta bort. Det är också enkelt att lägga till eller ta bort värden från listan över acceptabla poster.

Så här ändrar du tillåtna värden i en rullgardinslista

1. I kalkylarket väljer du cellerna med din rullgardinslista.
2. Som tidigare, välj Data > Validering från menyraden. Alternativt, klicka på Datavalidering knappen i Data band.
3. Om du har angett en lista med värden i Källa: fältet, redigera den listan. Annars redigerar du intervallet av celler som ingår.

Lätt, eller hur? Nu, vad händer om du vill ta bort rullgardinsmenyn helt? Det är också enkelt att göra.

Hur man tar bort en rullgardinslista från ett kalkylblad

1. Gå tillbaka till ditt kalkylblad och välj de celler som använder din rullgardinslista.
2. Klick Data > Validering i menyraden. Du kan också bara använda ikonen för datavalidering i Excel Data band.
3. Klick Rensa alla.
   
4. Klick OK, och rullgardinsmenyn finns inte längre i cellerna.

Fler avancerade inställningar för datavalidering i Excel

Ibland kanske du skapar den här rullgardinslistan för någon annans fördel. Om så är fallet kan du behöva anpassa vad som visas när de gör datainmatningen.

Excel erbjuder även några avancerade funktioner bortom funktioner och formler. Bland dessa hittar du att du till och med kan anpassa meddelandet som någon ser när de anger värden. Du kan också ändra vad varningen visar och texten som visas när en ogiltig inmatning skrivs in.

Så här kan du använda funktionerna för att verkligen göra ditt kalkylblad användarvänligt.

Så här ändrar du inmatningsmeddelandet för en rullgardinslista

1. Välj cellerna som innehåller din rullgardinslista och skriv sedan in Datavalidering dialogruta som i föregående instruktioner.
2. Klick Inmatningsmeddelande från de tillgängliga flikarna.
   
3. För att säkerställa att meddelandet visas när en av cellerna är markerad, markera kryssrutan för Visa inmatningsmeddelande när cell är vald.
4. Om du vill anger du en titel och ett inmatningsmeddelande som ska visas.

När det har konfigurerats, kommer Excel att dyka upp ett meddelande som det nedan när en cell, inklusive rullgardinsmenyn, väljs.

Nästa, felmeddelandet. Standardfelmeddelandet när någon skriver in ogiltig text är okej, men du kanske vill anpassa det lite. Jag personligen gillar alltid att lägga till lite snark, men det kanske inte är din stil.

Men om du vill anpassa dessa felvarningar, så här kan du göra det.

Hur man ställer in en anpassad felvarning för en rullgardinslista

1. Från Datavalidering dialog, välj Felvarning.
2. Se till Visa felvarning efter att ogiltig data har angetts är kontrollerad. Om du inte vill att ett felmeddelande ska visas kan du naturligtvis avmarkera rutan.
   
3. Välj den stil du vill ha för felmeddelandet. Detta ändrar vilken ikon som visas. Tillgängliga stilar inkluderar:
   • Stopp, som visar en röd cirkel med ett vitt x i mitten.
   • Varning, som visar en gul triangel runt ett svart utropstecken.
   • Information, den blå standardcirkeln med ett vitt "I" inuti.
4. Anpassa sedan titeln och felmeddelandet efter dina egna preferenser.
5. För att avsluta, klicka OK.

När det är gjort kommer du att se ett anpassat felmeddelande varje gång du tillhandahåller data i en av rullgardinscellerna som inte matchar de värden du har angett.

Skaffa Excel för att göra dina tunga lyft

Det finns gott om kraft i Excel. När du försöker extrahera, samla in eller analysera data, det är definitivt användbart att låta din kalkylprogram hantera de tunga lyften åt dig. Du kan hitta deltext matchar med rätt formel, räkna ut någons ålder baserat på deras födelsedatum och mycket mer.

Vilket är ditt favorittips eller trick i Excel? Låt oss veta i kommentarerna nedan.