Ställ in anpassade Outlook-ringsignaler och aviseringar för när en kontakt skickar e-post till dig

En sak som jag verkligen älskar med min smartphone är att varje gång ett nytt e-postmeddelande kommer in får jag en liten avisering som berättar vem som skickade den, och det är till och med möjligt att ställa in en anpassad ringsignal för varje avsändare. Nyligen bestämde jag mig för att se om samma sak var möjlig på skrivbordet, och gissa vad? Det är! Microsoft Outlook kan ställa in anpassade meddelandeljud från enskilda avsändare samt anpassade aviseringar för när ett e-postmeddelande tas emot. Och om du har ett Outlook.com-konto (Hotmail, Live) kan du göra det skaffa dem utan Outlook-klienten.

Den här funktionen är konfigurerad med hjälp av regler, och även om det kan låta skrämmande till en början är det faktiskt otroligt enkelt. Slutresultatet är effektivt och användbart. Det finns några skärmdumpar av hur det ser ut nära botten av den här tutorialen om du vill se det innan du provar det.

Hur man ställer in det

Det enklaste sättet att göra detta är om du redan har fått ett e-postmeddelande från den kontakt du vill ställa in anpassningen för. Högerklicka bara på e-postmeddelandet som de skickade och välj sedan Regler> Skapa Rule... Om du gör det på detta sätt fyller du avsändarens e-postadress automatiskt i regeln och ger dig den enklaste gränssnittskärmen för att skapa den.

Nu på det lilla markeringsfönstret Skapa regelfönster endast följande rutor:

• Från (avsändarens namn)
• Visa i fönstret Varning om ny artikel
• Spela ett valt ljud

Härifrån kan du klicka på Spela-knappen nära den valda ljudtiteln för att förhandsgranska den. Du kommer förmodligen att ställa in dina egna så klicka på Bläddra... knapp för att göra det.

Standardmappen som Outlook kommer att vara i för att välja ljud beror på ditt Windows-tema. Om du bara vill se dem alla flytta upp en katalog och det bör ta dig till C: \ Windows \ Media där du kan se alla inbyggda Windows-ljud, som är organiserade i temamappar.

Om du vill ställa in ett eget eget ljud, bläddra bara till det. Med all sannolikhet har du lagrat dessa antingen i mappen Nedladdningar eller mappen Musik.

Det är allt! När du har valt ditt ljud Tryck på OK för att spara regeln och stänga dialogrutan.

Vad det liknar

Den nya regeln visar korta meddelanden nära systemfältet i Windows. Dessa visas med cirka 70% transparens och dyker upp endast i cirka 5 sekunder.

En annan avisering visas också, den kallas fönstret Nya varningar. Det här fönstret bleknar inte efter 5 sekunder, det är här för att stanna tills du bekräftar det eller klickar på Stäng. Samtidigt som dessa aviseringar visas bör du också höra den anpassade ljudfilen som du valde tidigare.

Hur du inaktiverar eller anpassar det ytterligare

Om du vill bli av med eller ändra anmälningsregeln kan du göra det när som helst. Från Hem band Välj Regler> Hantera regler och varningar.

Huvudrutan för regler och varningar bör visas. Här kan du göra några saker:

• Radera regler (tar bort meddelandet och ljudet vid mottagande av e-post)
• Skapa nya regler
• Ändra den befintliga regeln

Bonus: Om du valde att skapa regeln för ljud och meddelanden med den avancerade regelredigeraren ser det ut som skärmdumpen nedan. Detta ger dig möjligheten att anpassa fönstertiteln för New Mail Alerts från kontakten i din regel.

Bonus 2: Dessa aviseringar kan grupperas för flera mottagare. Det betyder att om du har en grupp människor som du vill ta emot dem, lägg bara till dem alla i formuläret: listan i den avancerade redigeraren. Allt visas på den ena raden längst ner i dialogrutan som kallas regeladress.