Vad är Outlook PST-filer och varför använda dem... eller inte?

Förklarare

FörbiSteve Krause

Senast uppdaterad den27 oktober 2021

Nästan alla jag pratar med på jobbet klagar på storleken på deras företags e-postkonto. Normalt är det inte ett problem (men folk klagar fortfarande) för när en brevlåda närmar sig sin gräns kommer de flesta e-postservrar (som Microsoft Exchange) kommer att varna användaren så att de kan rensa upp postlådan innan server upprätthåller deras storleksbegränsningar genom att begränsa skicka/ta emot från servern.

Nu är det här bra och bra TILL... du åker på semester i några dagar, dessa varningar för e-poststorlek kommer och går, och sedan bam! Din brevlåda är full, och du kan inte längre skicka/ta emot e-post från din mobil eller ens OWA (Outlook Web Access) för den delen. Jag har fått samtalet en miljon gånger. Min iPhone kan inte skicka e-post, hjälp!

• Så vad ska man göra?
• Finns det en lösning på dessa otillräckligt stora brevlådor?
• Vad ska jag göra innan jag åker på semester?

Nu presenterar jag dig för det ökända (enligt IT) Outlook PST-fil.

Vad är Outlook .PST-filer?

• Outlook-datafiler eller Microsoft Outlook .PST-filer (som de är mer kända) kan skapas med Microsoft Outlook för att flytta eller kopiera e-postmeddelanden och bilagor från ditt Server Mailbox-konto till ditt lokala PC. I huvudsak är det en lokal arkiv- eller lagringsfil som du skapar för att lagra e-post och bilagor på din dators hårddisk, USB-enhet eller serverdelning (beroende på var du skapar och lagrar den).

Hur mycket kan du lagra i Outlook .PST-filer?

• Före Outlook 2003/2007 kunde .PST-filer bara lagra 2 gigabyte e-post och bilagor. Med Outlook 2003 och Outlook 2007 ändrades formatet så att .PST-filerna kunde växa efter behov till över 20 Gigabyte i storlek om inte standard konfigurationen ändras.
• Ärligt talat, låt dem inte få 20 spelningar. Det är en mycket bättre idé att hålla dina .PST-filer inte större än några spelningar. Om du behöver mer lagringsutrymme, skapa en ny .PST-fil istället för att skapa enorm .PST-arkiv. Ju större .PST-filerna får desto större risk för korruption och dataförlust (plus desto svårare blir det att säkerhetskopiera de dåliga pojkarna.) Du kan bifoga så många .PST filer till din Outlook-klient som du behöver, så separera bara din e-post logiskt mellan flera .PST-filer om du behöver lagra mer än några gamla GIG-filer e-post.
• TIPS – Om du använder .PST-filer för att arkivera gamla e-postmeddelanden, komprimera dem efter att du kopierat alla gamla data till dem. E-post är oftast bara text, så det komprimeras väldigt bra.

Hur kan jag skapa Outlook .PST-filer?

• Det är LÄTT, här är några guider för Outlook 2007, 2013, och 2016.

Varför använda/skapa .PST-filer? Fördelar?

Brevlådans storlek

• Kommer du ihåg första stycket i denna artikel? De flesta e-postadministratörer begränsar storleken på företagspostlådor. Ju större brevlådan är, desto mer diskutrymme behöver de, desto mer behöver de säkerhetskopiera OCH desto mer TID behöver de för att utföra dessa säkerhetskopieringar.
• Om du är en e-postpackrat (som jag), kommer en 200 megabyte brevlåda helt enkelt inte att klippa den. Det är där .PST-filer kommer in. Skapa bara en .PST-fil och dra och släpp din e-post i den. De fungerar precis som en vanlig postlådemapp i Outlook. Dra och släpp. Det är enkelt! Forum>.
• De senaste versionerna av Windows Search indexerar din postlåda OCH alla lokala .PST-filer (konfigurerbara) som möjliggör nästan omedelbar åtkomst till alla e-postmeddelanden via sökfunktionerna inbyggda i Microsoft Syn.

Säkerhetskopiering och katastrofåterställning

• Om du inte har (eller litar på) en e-postadministratör som regelbundet säkerhetskopierar din e-postserver och sedan kopierar din e-post (ja, du behöver inte FLYTTA e-post till .PST-filer, du kan kopiera det också) till en lokal .PST-fil är en snabb och enkel metod för att säkerställa att din e-post kan återställas i en server DR scenario.

Bärbarhet

• .PST-filer gör e-post portabel. Låt oss till exempel säga att du vill flytta e-post från en brevlåda till en annan. Till exempel kanske du byter jobb och vill ta med lite gammal e-post. Eller så kanske du byter värdleverantör. ELLER, kanske du vill kopiera din personliga och arbetsmail till en .PST-fil, ha den på en liten USB-enhet och ha den med dig hela tiden. Som jag sa, .PST-filer håller e-post mycket portabel. Och ja, så är ett GMAIL-konto men den här artikeln handlar inte om GMAIL :)

säkerhet

• Visste du att det nästan är omöjligt att spåra/granska om din IT-kille/avdelning läser din e-post? Att flytta "Känslig" eller "Konfidentiell" e-post från e-post-/utbytesservern till en lokal .PST-fil lägger till ett lager av säkerhet.
• Notera: De flesta IT-avdelningar har möjlighet att ta dina .PST-filer utan att du vet det direkt från din hårddisk på jobbet. På grund av detta är det viktigt att tillämpa ytterligare säkerhet på din dators hårddisk. Jag kommer att skriva en artikel om detta inom kort, men för nu, ta en titt på detta artikel. Det är lite "NÖRDIGT" så jag kommer snart att följa upp det med en artikel som förklarar några alternativ för att säkra .PST-filer.

Vilka är nackdelarna med att använda .PST-filer?

Fjärråtkomst

• När mail är rörd i en .PST-fil, kommer den inte längre att vara tillgänglig på servern med fjärråtkomstapplikationer som OWA eller mobiltelefoner som SYNKAS med din brevlåda. För att komma åt e-postmeddelandet i .PST-filerna måste du använda en komplett Microsoft Outlook-klient. En liten USB-enhet kan hjälpa i dessa situationer. Men det är fortfarande inte lika bekvämt som att lämna e-post på servern.

Folk kommer inte att gilla dig, och det är möjligt att du kan förlora ditt jobb

• .PST-filer över tid (beroende på hur många e-postmeddelanden du tar emot/behåller) kan ta MYCKET utrymme på din lokala dator eller en serverresurs, beroende på var du lagrar dem. IT-killar hatar allt som får dem att arbeta med vad som helst såvida det inte bygger upp deras CV, så att lägga en massa data någonstans som kommer att kräva att de köper mer diskutrymme stör dem.
• Corporate Legal och de flesta Records Management-avdelningar gillar inte .PST-filer eftersom de tillåter dig som slutanvändare att enkelt ignorera eller kringgå policyer för lagring/förstöring av företagsdokument.
• Företagsinformationssäkerhetsteam gillar inte heller .PST-filer för om Legal någonsin ber dem om det återställa data för en rättegång eller stämning, .PST-filer kan förarga kostnaden och ansträngningen för data återhämtning.

System- och hjärnprestanda

• Ju mer e-post du har, desto mer e-post behöver både du och din dator hålla reda på och bearbeta.
• Eftersom fler e-postmeddelanden och bilagor indexeras av Windows Search (eller någon annan e-post-/systemindexerare), kommer ditt index att bli större, OCH dina sökningar kommer att ta längre tid.

Så förhoppningsvis svarade jag på alla dina frågor om Microsoft Outlook .PST-filer och täckte några för- och nackdelar på hög nivå. Men om jag har missat något får du gärna släppa en kommentar eller posta din fråga i min forum.

Hur

Så här hittar du din Windows 11-produktnyckel

Om du behöver överföra din Windows 11-produktnyckel eller bara behöver den för att göra en ren installation av operativsystemet,...

Hur

Så här rensar du Google Chromes cache, cookies och webbhistorik

Chrome gör ett utmärkt jobb med att lagra din webbhistorik, cache och cookies för att optimera webbläsarens prestanda online. Hennes hur man...

Erbjudanden

Prismatchning i butik: Hur du får onlinepriser när du handlar i butiken

Att köpa i butik betyder inte att du måste betala högre priser. Tack vare prismatchningsgarantier kan du få onlinerabatter när du handlar i...