Länka Dropbox till Microsoft Office och förlorar aldrig arbetet någonsin igen!

Nyligen hade vi en groovy community-medlem förlora 5 timmars arbete på ett kalkylblad på grund av ett besparande fel i Microsoft Excel. Detta scenario är en huvudvärk som ingen någonsin borde behöva stöta på. Jag vet inte om dig, men jag HATER bara göra samma sak två gånger. Hur som helst MrGroove var frustrerad över att han inte kunde få tillbaka data för vår grooveReader, så han bestämde sig för att komma med en permanent korrigering. Gissa vad! Inte bara kom han med en mycket bra idé, men efter att ha testat den fungerar den perfekt! När den har implementerats kommer det att få slut på att förlora arbetet permanent!

Kärnan i vårt groovy tip är naturligtvis Dropbox. Du förstår, Dropbox har en groovy funktion som sparar tidigare versioner av filer som synkroniseras i din Dropbox-mapp under 30 dagar * inklusive raderade filer. Så om vi kombinerar Dropbox och standardbeteendet för Microsoft Office och dess Autosave-funktion, kan vi göra det synkronisera och säkerhetskopiering Microsoft Office-dokumenten när du skriver dem realtid. Gick glödlampan av ännu? :)

Med den här tekniken kan du öppna filer och titta på revisioner eller återställa tidigare raderade / förlorade filer. Om du till exempel har AutoRecover / AutoSave inställt på 1 minuters spara intervaller, kan du tekniskt gå tillbaka till ALLA tid för något dokument du någonsin har arbetat med när du har fått den här inställningen. Vill du gå tillbaka till din presentation när den såg ut kl 19:55? Inga problem! Eller kanske du gillar 19:54-versionen bättre. Möjligheterna är nästan oändliga.

Innan vi börjar vill jag se till att du förstår att även om jag kommer att visa tipset med Office 2010, detta trick skall fungera för alla applikationer där ute som använder tillfälliga filer eller en Autosave-mapp inklusive tidigare versioner av Microsoft Office. Åh ja. MYCKET GROOVY!

* Gratis Dropbox-konton sparar bara 30 dagar från tidigare versioner; betalda versioner sparar dock filer för alltid.

Hur man länkar Dropbox till Microsoft Office och tappar aldrig dokument igen

1. Det första steget är att hitta platsen där Office lagrar allt. Vi måste hitta tre olika platser för varje applikation inom Office 2010.

• AutoRecover spara plats
• Standardfil spara plats
• Osparade dokumentplats

När du hittat dessa platser, anteckna dem. Det bästa sättet att komma ihåg sin exakta plats är att Kopia och Klistra det till ett öppet Anteckningar. Nedan ser du hur jag märkte sökvägen och klistrade in länken så att jag inte skulle glömma vad som var vad etc.

Snabbt, så här hittade jag de tre mapparna i Microsoft Excel 2010 eftersom processen är relativt lika för Word 2010 och PowerPoint 2010.

För Excel 2010 *,standard spar "och" AutoRecover "-platser är följande:

1. auto återhämta sig
   • % Användarprofil% AppDataRoamingMicrosoftExcel
2. standardfil spara
   • % userprofile% Dokument

Du kan hitta dessa platser för dig själv om du går till Arkiv> Alternativ menyn i Office 2010. När du är där kan du besöka Spara fliken och leta upp platserna som visas på skärmdumpen nedan.

* I Office 2007 och Office 2003 såväl som Windows XP kan platsen variera. jagn mitt exempel skulle denna% UserProfile% översätta till: C: UsersgrooveDexter. Detta beror på att% UserProfile% helt enkelt är en universell Windows-kod som tar dig till din Windows användarprofilmapp.

2. De som inte har sparats filplats är lite annorlunda. I Office 2010 kan du hitta det från Arkiv> Info flik; därifrån KlickHantera versioner> Återställ o sparade arbetsböcker.

Standardplatsen är följande *:

% Användarprofil% AppDataLocalMicrosoftOfficeUnsavedFiles

Nu när du har noterat dina tre sparplatser är det dags att skapa mappen i Dropbox.

3. Gå till Min Dropbox (din dropbox-mapp på din PC) och då Skapa en ny mapp som heter Säkerhetskopia, eller vilket namn du tycker är groovy och lämplig.

4. Öppna nu kommandotolken.

5. I kommandotolken använder vi mklink / d kommando för att skapa en symbolisk länk till platserna för dina sparade Office-filer. Vi måste göra detta eftersom Dropbox som standard bara kommer att SYNC eller säkerhetskopiera filer och mappar som finns INOM dropbox-mappen. På grund av detta skulle vi lura Dropbox att tänka att våra Office temporära / Autosave-mappar ÄR inne i dropbox-mappen.

Kommandosyntaxen är:

mklink / D “Ny symbolisk länkväg i ditt Dropbox-mapplänknamn” “Ursprungsväg för mapp som Office autosave-filer finns i”

Exempel:

"

I exemplet ovan skapar jag den nya sökvägen i min dropbox Säkerhetskopiera kopior mapp. De Excel_Autorecover Jag var tvungen att manuellt Typ det i namnet på den nya länken.

6. Upprepa den här processen för varje mappplats genom att skapa en ny Symlink (Symbolisk länk) med alla dina tre Office-applikationer spara mappar. Observera att din som inte har sparats -mappen används av alla Office-program så du behöver bara skapa en länk för den. Som standard gäller samma sak också för din standardsparplats.

7. När du är klar öppnar du ditt Dropbox-webbplatskonto och kontrollerar att alla mappar har synkroniserats korrekt.

8. Även om AutoRecover- eller osparat temp-fil raderas från din dator kommer Dropbox att hänga på den i 30 dagar. Från ditt Dropbox online-gränssnitt, KlickFler åtgärder> Visa raderade filer för att se dem.

9. Precis som med vanliga filer, Dropbox arkivversionshistorik för raderade filer. På det här sättet har du flera olika versioner av alla filer du arbetar med i Office. Dropbox håller alla dina Office-historier till hands. Åh ja, du kan också bara Återställ filer också.

Du kan också bara Högerklicka en fil eller mapp för att också starta återställningsprocessen.

Det är allt. Kan du känna oro och stress bara smälta bort nu när alla dina data säkerhetskopieras och säkras i Dropbox-molnet? Jag vet att jag mår bättre!

För vissa kan denna How-To-tips vara lite knepig eftersom vi ställer in Symlinks i en kommandotolk osv. Ett alternativ om du vill helt enkelt processen är bara att peka dina AutoSave eller temporära mappar från Office eller något annat program du vill skydda direkt i din Dropbox-mapp. På detta sätt behöver du inte röra dig med att skapa symlänkar etc. Även om det är lite lättare tror jag det är mer arbete, men det är ett enklare sätt att få samma resultat!

Frågor? Förvirrad? Behövs hjälp? Släpp en anteckning nedan eller ännu bättre, skriv dina frågor i vårt gratis support Forum där hela gemenskapen av groovyReaders väntar på att hjälpa dig!