Hur man skapar ett bärbart dokumentformatarkiv (PDF / A)

PDF / A är en strikt standard i Adobes Portable Document Format (PDF) som federala domstolar i USA kräver för presentation och arkivering (det är där "A" kommer in) av PDF-dokument. Här är en enkel teknik för att skapa PDF / Som domstolen kommer att acceptera.

Konceptet bakom PDF / A är enkelt, men instruktionerna som olika leverantörer tillhandahåller är hemskt omvandlade. Här är det enkla sättet att göra det. Som exempel använder jag Adobe Pro 9.3, men det fungerar på Adobe Standard 7 och senare. Ju högre version, desto bättre.

Öppna först PDF-filen som du vill konvertera till PDF / A. På ytan ser en vanlig PDF och en PDF / A lika ut. Skillnaderna ligger under huven.

Välj Arkiv / Spara som "Skicka ut skript." Den har förlängningen .ps.

Stäng nu din PDF och öppna Acrobat Distiller.

Välj Inställningar / Redigera Adobe PDF-inställningar.

Gå till Teckensnitt för att se till att du bäddar in alla teckensnitt i ditt dokument. I det här fallet har jag redan bäddat in mina.

Öppna nu din PDF.ps-fil. Bara genom att öppna det kommer Distiller automatiskt att konvertera det till en kompatibel PDF / A.

Men är det verkligen kompatibelt? Låt oss kolla.

Öppna din nyskapade PDF i Adobe Pro (eller Standard) och kör Preflight genom att gå till Advanced / Preflight.

Analysera nu. Välj PDF / A-1b om inte domstolen begär något annat.

Inga problem hittades! De federala domstolarna kommer att acceptera det. Kontrollera med landets regering - om du bor utanför USA - för att se om PDF / A är ett format som domstolarna kräver.

Om du eller ditt företag gör något federalt arbete kommer detta nya krav för arkivering i PDF / A definitivt att påverka hur du skapar och arbetar med PDF-dokument.