Hur man använder autofyll i Excel för att spara tid vid datainmatning

Hur

FörbiSandy Writtenhouse

Senast uppdaterad den15 oktober 2020

När det gäller att mata in data i dina Microsoft Excel-kalkylblad, kommer det säkert att finnas tillfällen när det helt enkelt är en tråkig uppgift. Du kanske vill ange en serie text, siffror eller datum, vilket kan vara tidskrävande för stora kalkylark. Lyckligtvis erbjuder Excel en underbar funktion för att spara tid som heter AutoFill.

Med autofyll kan du automatiskt fylla celler utan att manuellt skriva in data i var och en. Här visar vi dig exakt hur du använder AutoFill och sparar lite tid och energi med din datainmatning.

Vad är autofyll i Excel?

I ett nötskal hjälper AutoFill i Excel dig att fylla celler i rader eller kolumner med data baserat på de andra cellerna. Du kan fylla celler ner, upp eller över och de vanligaste datatyperna inkluderar siffror, dagar, månader, år, datum, tider och listor.

Du kanske till exempel vill lista ut månaderna i den första kolumnen. Du kan skriva den första månaden du vill börja med och helt enkelt dra genom cellerna nedan för att lägga till de kommande månaderna i ordning.

Dessutom kan du använda Autofyll för att automatiskt formatera celler som andra. Till exempel kanske du använder en fyllningsfärg och fet text för några av cellerna i rad. Med Autofyll kan du dra genom alla celler för att bara använda formateringen utan data.

Fyll automatiskt en textserie eller -lista

Börjar med vårt grundläggande exempel, så här fyller du en serie månader i en kolumn.

1. Skriv det första objektet i serien i cellen. Här kommer vi in ​​i januari.
2. När cellen är markerad flyttar du markören till det nedre högra hörnet tills du ser Fyll handtaget (svart plustecken) visas.
3. Håll din vänster musknapp och dra genom de återstående cellerna i kolumnen för att automatiskt fylla dem. Du märker när du drar en liten ruta med data som ska placeras i varje cell.
4. Släpp musen när du är klar.

Att fylla denna typ av textserier är i grunden med hjälp av en lista i Excel; antingen en lista över månader under året eller dagar i veckan. Men i Excel kan du skapa och AutoFyll anpassade listor också. Det här är användbart om du anger samma objekt om och om igen i dina ark. Det kan vara en lista över produkter, färger eller till och med människor.

Om du har anpassade listor inställda i Excel, använd samma steg för automatisk fyllning ovan och din lista ska kännas igen och fyllas i korrekt när du drar.

Fyll automatiskt en datumserie

Många kalkylark innehåller datum och om du exempelvis listar datum för dagliga uppgifter kan Excel hjälpa till att få jobbet gjort.

1. Ange första datum i cellen.
2. Välj cellen och flytta markören till hörnet tills Fyll handtaget.
3. Håll din vänster musknapp, dra igenom de återstående cellerna och släpp när du är klar.

Du kommer att märka att Excel vet att öka det mellersta numret för datumet, inte det sista numret för året. Och du kan använda samma steg för att gå bakåt i tiden genom att dra uppåt eller åt vänster, beroende på hur ditt ark är lagt ut. Excel vet hur man arbetar med datum och följer.

Fyll automatiskt i en mönstrad serie

Du kan redan se att Excel är ett smart verktyg. Så när det gäller att använda AutoFill för en serie kan den känna igen mönster i en serie. Låt oss säga att du har dollarbelopp som ökar med 50 $ för spårning av sparande.

1. Lägg till de två första beloppen i serien så att Excel kan upptäcka mönstret.
2. Med båda cellerna markerade, flytta markören till hörnet tills Fyll handtaget.
3. Håll din vänster musknapp och dra igenom de återstående cellerna, släpp när du är klar.

Ett annat exempel på en patenterad serie tar oss tillbaka till datum. Anta att du vill fylla datum i en kolumn som är den första i varje månad.

1. Lägg till de två första datumen i serien för Excel att upptäcka som ett mönster.
2. Med båda cellerna markerade, flytta markören till hörnet tills Fyll handtaget.
3. Håll din vänster musknapp och dra igenom de återstående cellerna, släpp när du är klar.

Formulär för automatisk fyllning

Om du använd enkla formler i Excel som summa, medelvärde, högsta eller lägsta kan AutoFill komma till nytta för dem också. Kanske har du ett kalkylblad med kolumner med siffror eller valuta och du vill summa längst ner på varje. Det här är en idealisk tid att använda AutoFill.

1. Välj den första cellen innehållande formeln.
2. Flytta markören för att visa Fyll handtaget.
3. Håll din vänster musknapp, dra genom intilliggande celler och släpp.

Som du kan se på skärmdumpen nedan kopierade vi formeln i cellerna till höger i samma rad och den kopierades korrekt!

Formatera autofyll

En annan praktisk funktion i AutoFill i Excel är möjligheten att fylla formatering. Kanske är cellerna i kalkylarket formaterade på ett visst sätt och du vill bära den formateringen till intilliggande celler.

1. Välj cellen med den formatering du vill kopiera.
2. Flytta markören till hörnet tills du ser Fyll handtaget.
3. Den här gången håll din höger musknapp och dra igenom cellerna där du vill använda formateringen.
4. Släpp knappen och du ser en genvägsmeny visas.
5. Välja Fyll endast formatering.

Du bör se att cellerna omedelbart förvandlas till den kopierade formateringen.

Du kanske märker ett annat formateringsalternativ i den snabbmenyn: Fyll utan formatering. Detta är ett bekvämt alternativ om du vill fylla i data automatiskt från celler men gör det utan att kopiera formateringen. Så se till att ha den här i åtanke och kolla in vår handledning för villkorlig formatering i Excel för ännu fler sätt att använda formatering.

Autofyll i Excel är en enkel tidsbesparing

När det gäller att mata in data i ett Excel-kalkylark är det ovärderligt att spara dig själv från den tråkiga uppgiften. Därför är AutoFill i Excel en så bra funktion!

Låt oss veta om det fungerar för dig! Du kan slå oss på Twitter eller Facebook med dina tankar.

Recensioner

Vad är personligt kapital? Granskning 2019 inklusive hur vi använder den för att hantera pengar

Oavsett om du först börjar med att investera eller är en erfaren handlare, har Personal Capital något för alla. Här är en titt på ...