Hur du inaktiverar chatthistorik och tvinga bort posten

Som standard sparas Google Chat-historik för användarnas Gmail-konton och kan nås under etiketten Chats. Även om användare kan inaktivera inspelning av chatthistorik, många vet inte som de förmodligen inte ens vet att inställningen finns. Om du är ett företag som har gått "Google" är detta ett problem. Varför?

Jag har arbetat inom informationssäkerhet på företagsnivå i ett antal år och vad jag har hittat är att människor tenderar att säga mycket mycket olämpliga saker i chatten vs. e-post. Normalt beror detta på att många anställda ser e-post som mycket formell och chatta som övergående, typ som ett telefonsamtal. När allt kommer omkring, ingen lyssnar på de chattkonversationer eller hur? Fel. Som jag har förklarat registrerar Google Chat dessa IM-chattkonversationer som standard, vilket gör dem alla lätt att upptäcka om ditt företag får en stämning för dataupptäckt. Ja, det kan vara riktigt, riktigt dåligt.

Den goda nyheten är att Google Apps gör det möjligt för systemadministratören att inaktivera inspelning av chatthistorik och tvinga inställningen "Off the record" globalt för alla Google Apps-användare i ditt företag. Så här gör du.

Logga in på din Google Apps Management Console med dina administratörsuppgifter och klickinställningar.

Klicka på Chatta på den vänstra sidofältet.

Markera rutan märkt Avaktivera chatthistorik genom att tvinga alla framtida chattar att vara ”Off the Record”.

Spara ändringen genom att klicka på Spara ändringar.

Från denna punkt framåt, vilken som helst framtida chattdiskussioner arkiveras inte i ditt användares Gmail-konto i Google Apps. Tidigare chattdiskussioner kommer dock att förbli om de inte raderas av användaren. Tyvärr ger Google inte systemadministratörer ett sätt att rensa gammal chatthistorik data så om du är ett företag som behöver rensas rekommenderar jag att du kontaktar ditt Google-konto Chef.