Office 2016 startar 22 september och här är 13 skäl att uppgradera

Utgåvan av Microsoft Office 2016 är precis runt hörnet, och vi trodde att det skulle vara en bra tid att kolla vad som är nytt och förbättrat i den här utgåvan. Microsoft bekräftade det Office 2016 börjar rulla ut den 22 september.

Nya Office 2016-funktioner

Med varje ny version av Microsoft Office blir det svårare att motivera uppgraderingen med tanke på att äldre versioner redan är tillräckliga. Det är inte förvånande att fortfarande se vissa datorer som kör Office 2007 som släpptes för nästan tio år sedan. För personer som prenumererar på Office 365 får du gratisuppgraderingen till 2016-versionen gratis om du behåller en aktiv prenumeration. Vi har tidigare tittat på ett par av de nya förändringarna i sviten som Outlook molnbilagor och den Färgglada tema vilket lägger till ett livligt färgschema till varje programvarumärkesidentitet. Ett tema kan dock knappast vara en motivering att uppgradera, så vad är det där inne som kan skjuta bort den äldre versionen?

Berätta för mig

När Microsoft introducerade Ribbon-gränssnittet med lanseringen av Office 2007 var det en radikal avvikelse för att göra sviten enklare att använda. Användare hade svårt att upptäcka och använda funktioner som var dolda i sviten.

Ribbon gjorde upptäckt och tillgänglighet av funktioner mycket förbättrade jämfört med äldre versioner. Det är fortfarande svårt att hitta viss funktionalitet eller hitta rätt verktyg i sviten för det aktuella jobbet. För detta introducerar Microsoft Berätta för mig som först dök upp i dess Office Online-svit. Tell Me-funktionen använder naturligt språk så att du kan hitta det du letar efter och stöds i alla appar i sviten sans Publisher, OneNote och Skype.

Säg att du vill skydda en fil, skriv bara in den så kommer den att presentera lämpliga förslag. Du kan till och med omedelbart få åtkomst till funktionalitet inom Tell Me, det är inte bara en sökresultatsfunktion, det hjälper dig verkligen att göra saker.

Dokumentsamarbete i realtid

Office 2016 förbättrar de verkliga samarbetsfunktionerna i svitens kärnappar. Word, Excel och PowerPoint gör det enkelt att arbeta med filer med flera författare, oavsett om de använder Office-webbappar eller skrivbordsklienten. Du kan enkelt bjuda in, dela och begränsa redigering genom en ny deluppgiftsfönster. Vi har tidigare tittat på att använda den här funktionen i vår artikel om hur du gör Spåra ändringar med Word 2016.

Förbättrad backstage

Backstage-vyn introducerades i Office 2010 och har inte sett mycket av en uppdatering sedan dess. Men Office 2016 Backstage lägger till förbättringar som bättre tillgång till lagringsplatser, du kan enkelt spara, öppna och komma åt dokument också.

E-postbilagor i Outlook

Nu kan du spara tid genom att bifoga Office-dokument från Ribbon eller Action Bar som du senast använde till dina e-postmeddelanden genom att välja ditt dokument från rullgardinsalternativen. För filer som redan finns i OneDrive, OneDrive for Business eller SharePoint, har du möjligheten att dela dem som en "Redigera" eller "Visa bara" -länk istället för som en traditionell bilaga. Detta möjliggör samarbete om en kopia av ett dokument istället för flera.

Outlook Desktop Groups

Om du har Office 365 distribuerat i din organisation introducerar Outlook 2016 grupper som bygger på distributionslistor metodkommunikation och samarbete med teammedlemmar. Med Outlook i Office 2016 och företagets brevlådor kan du göra följande:

• Skapa och hantera grupper från Outlook
• Håll dig medveten om aktivitet i dina grupper utan att lämna din inkorg
• Öppna konversationshistoriken för en grupp, även innan du gick med
• Samla filer och anteckningar relaterade till en grupp i gruppen OneDrive och komma dit från Outlook
• Schemalägga möten i en gruppkalender som alla i gruppen kan uppdatera
• Eller bara använda dem som en distributionslista

Förbättrat Outlook-stöd för små skärmar

Om du använder Office på en beröringsenhet med en mindre skärm ser du förbättringar av hur det hanterar layouterna bättre. Välj bara ett meddelande som på en Windows-telefon och när du är klar med att läsa den, tryck bara på Tillbaka knapp.

Power Query inbyggt i Excel

Om du arbetar med stora datamängder är Excel det perfekta affärsintelligensverktyget (BI). Du kommer att vara glad att upptäcka att Excel 2016 integreras Power Query i appen som bara var som ett tillägg tidigare. Power Query tillhandahåller self-service business intelligence (BI) för Excel med ett användarvänligt gränssnitt som är tillräckligt kraftfullt för gräva i ett antal källor inklusive relationella, strukturerade och semistrukturerade, OData, Web, Hadoop, Azure Marketplace och andra.

Läsläge-läge för Excel

Microsoft förbättrar Excel i Office 2016 med en skrivskyddad läge. Du kan öppna och visa arbetsböcker snabbt i SharePoint - ta bort behovet av att använda skrivbordsklienten.

Skype för företag

Om du använder Office 365 för företag, kommer du att märka att en ny app ingår i sviten som heter Skype för företag. Den nya appen ersätter den föregående Lync kommunikationsapp ger företagsanvändare ett robust och bekant märke med det bästa av Lync. Några av de nya funktionerna och förbättringarna som användare kan komma igång med inkluderar:

• Call Monitor fungerar intelligent, till exempel när du flyttar fokus från det aktuella samtalet får du en mini version av samtalet med knapparna Mute och avsluta samtal så att du kan interagera med samtalet medan du arbetar med andra saker.
• Förenklingen av "Peek" -menyn / konversationsstyrningen är nu inte längre dold förrän du håller muspekaren.
• Snabbare åtkomst och upptäckt av funktioner och funktioner. Till exempel har du snabbare åtkomst till knappsatsen och andra samtalsfunktioner och i Skype för Företag, du har en uppdaterad ringplattform som minskar antalet klick på kärnsamtalet hanteringsuppgifter.
• I likhet med konsumentchattupplevelsen ingår nu chattmeddelandebubblor i uppdaterad IM-upplevelse och den nya fliklayouten i konversationsfönstret ger dig olästa meddelandeaviseringar så du är alltid informerad.

Andra Office 2016-förbättringar

Infoga bilder med rätt riktning: Nu när du sätter in en bild i en app som Word eller PowerPoint roterar den automatiskt bilden så att den matchar kamerans riktning. Du kan rotera bilden manuellt till valfri position efter införandet. Observera att detta bara påverkar nyinförda bilder och inte gäller bilder i befintliga dokument.

Panorera och zooma när du laddar stora diagram / SmartArt: När du arbetar med stora diagram och SmartArt-diagram visas text direkt, så att du kan se och redigera medan diagram laddas. En platshållare för diagrammet eller SmartArt visas tills objektet återges helt men du kan fortfarande interagera med dokumentet.

Högre DPI-stöd för 250% och 300%: Office 2016 har högre DPI-stöd för 250% och 300% så Office-dokument ser ännu bättre på högre skärmupplösningar.

Förbättrat mörkt tema: Office 2016 introducerar förbättringar av Dark Theme för interaktion med användargränssnittet. Detta bör vara välkomnande för användare med synskadade som fann det tidigare ljuset som användbart i Office 2013. Mörkt tema inkluderar också förbättringar av Words navigationsfönster (bättre läsbarhet, fixerade vita blixtar) och flera Åtgärder i läsbarhet i Outlook (vit text på ljus bakgrund, mörk text på mörk bakgrund, avaktiverad text är oläslig). Texttextfliktexten (inte längre fullkapslar), svävningstillstånd och kontroller för uppgiftsrutan har också förbättrats.

Det finns mycket fler funktioner, men dessa är spridda över applikationer som Microsoft Project 2016 och Visio 2016. Du kommer också att märka att många förbättringar riktar sig till elanvändare och företagsmiljöer. Det är svårt att motivera en uppgradering för många, särskilt om din äldre eviga licensierade version fungerar bra.

Som jag noterade tidigare, om du har ett aktivt Office 365-abonnemang, kommer några av dessa funktioner i Office 2016 att vara ditt. Om du använder Windows 10 på en surfplatta kan du också dra nytta av att användargränssnittet är optimerat för beröring.

Sviten är gratis via Windows Store, men kräver en Office 365-appen för att låsa upp funktioner och funktionalitet. Office 2016 för Windows lanseras 22 september. En version av Office 2016 för Mac och bör släppas senare i höst.

Så vad tror du, är några av dessa funktioner lockande nog för att lämna bakom din nuvarande version av Office?