Hur du lägger till inget svar alla och inte vidarebefordras till Outlook 2007 och Outlook 2010

Jag brukade ha det här riktigt snygga jobbet som CTO för en hipster Web 2.0 social hållbar eko-mode-start i Portland. En ödesdig dag blev det plötsligt mycket mindre bekvämt efter ett enkelt misstag med Svara alla -knappen i Outlook. Men tack vare ett nytt Outlook-plugin, Svara alla misstag är verkligen en saga förflutna.

Berättelsen - Jag kunde ha använt detta plugin år sedan

Så om mitt cushy CTO-jobb... Titeln betydde inte så mycket, eftersom hela mitt jobb var att hämta "inspiration" från videospelgarderober genom att spela dem hela dagen. Dessutom fick jag alla icke-GMO vegan-gummibjörnar jag kunde äta. Men det slutade en ödesdig dag då jag fick ett e-postmeddelande från min kompis i bokföring. Det var en massmeddelande:

”Alla, har stor BBQ detta veckan - pls RSVP av EOB. P.S. BYOB. Thx, J. ”

Jag kände verkligen inte att gå för jag visste att mitt ex skulle vara där, så jag gjorde en slumpmässig ursäkt och avfyrade den.

Jag tror att mina exakta ord var: “Så ledsen - kan inte klara det. Sonic diarré. Du förstår det.”

För sent insåg jag mitt dödliga misstag. I min hast hade jag träffat Svara alla. En efter en hörde jag de små dingarna meddelade mina kollegor att de hade nya e-postmeddelanden. Mina öron blev rödbetor när jag kände att deras ögon kikade över skåpen för att stirra skräck i min allmänna riktning. Jag övervägde att springa in på badrummet för att gömma mig, men det skulle bara bekräfta vad min förfärliga e-postmeddelande hade bekänt. Dödligt tog jag resten av dagen - behövde inte ens göra en ursäkt, eftersom chefen hade läst e-postmeddelandet om mina galaktiska tarmproblem. Det tog flera år av terapi för att få slut på mardrömmarna som höll mig vaken till de små timmarna på morgonen och svullnade i min osynliga kokon av skam. Men jag fick aldrig mitt rykte som "sonisk diarrékille" på kontoret. Jag var socialt utsatt. Ingen talade med mig på julpartier förutom denna riktigt läskiga tyska kille som heter Hertzgüt. Och när lågkonjunkturen gick var jag den första som gick (lite halt ursäkt för befintliga förhållanden).

Okej, det har aldrig hänt mig. Men det kan hända dig. Det är såvida du inte installerar NoReplyAll Outlook-tillägg just nu. Detta lätta tillägg för Microsoft Outlook 2010 och Microsoft Outlook 2007 lägger till två knappar i ditt Outlook-band. En låter dig förhindra att mottagare vidarebefordrar din e-post. Den andra hindrar användare från att skicka ett svar till alla mottagare. Det gör några andra saker också, och det har några begränsningar, men det är den största fördelen med denna gratis 0,29 MB nedladdning. Låt mig visa dig hur det fungerar.

Hur du avaktiverar svar alla och framåt i Outlook 2010 eller 2007

Steg 1

Ladda nerNoReplyAll Outlook-tillägg. Packa upp det och springasetup.exe.

Steg 2

Acceptera den nödvändiga EULA (licensavtal för slutanvändare) och granska de vanliga säkerhetsvarningarna, installationen är verkligen enkel och enkel. Starta om datorn om det är nödvändigt när installationen är klar.

Steg 3

Öppen Outlook och börja skriva ett nytt e-postmeddelande. Du kommer att märka dina glänsande nya knappar i det övre högra hörnet av bandet i avsnittet "Svaralternativ".

Steg 4

Klick de Inget svar alla och / eller Ingen framåt för att aktivera funktionerna. De tänds och deprimeras när de är aktiverade - det vill säga när alla svar och / eller vidarekoppling är inaktiverade.

Steg 5

Skicka e-postmeddelandet som normalt. När dina mottagare öppnar meddelandet kommer svar alla och / eller vidarebefordra knappar att gråtonas. (Om de frågar: "Hej, hur gör du det?" skicka dem hit.)

Om de försöker använda snabbmenyn kommer de att avvisas av ett terse varningsmeddelande.

Nu, om de förmåner och begränsningar som jag nämnde ...

Bonusfunktioner

Gavin Smyth, Microsoft Research-killen som satte ihop detta tillägg, bestämde sig för att kasta in några extra funktioner bara för att göra det. För användare av Outlook 2007 lade han till en varning som varnar dig om du skickar ett e-postmeddelande utan ämne (den här funktionen är redan inbyggd i Outlook 2010).

För både Outlook 2007- och Outlook 2010-användare skapade han en funktion som varnar dig om du har glömt en bilaga. Det gör du genom att låta dig bygga en lista med nyckelord som utlöser varningen (dvs. "bifogad" eller "bilaga"). För att förhindra att den saknade bilagevarningen utlöses felaktigt (dvs. genom en juridisk ansvarsfriskrivning i din signatur), kan du ställa in sammanhang där sökorden ignoreras. För att ändra sammanhang och nyckelord, KlickVerktyg, välj alternativ och Klick de NoReplyAll-alternativ -fliken i Outlook 2007. I Office 2010, NoReplyAll fliken alternativ visas i Fil meny.

Begränsningar och överväganden

Hittills fungerar tillägget NoReplyAll Outlook endast för engelska installationer av Outlook. Som du kan föreställa dig kommer det inte att hindra dem som inte använder Microsoft Outlook från att svara på alla eller vidarebefordra meddelandet. Om du till exempel inaktiverade vidarebefordran och skickade ett e-postmeddelande till en Hotmail- eller Gmail-användare, kan de fortfarande svara på alla och vidarebefordra meddelandet. Och om någon verkligen var fast besluten att undergräva dig genom att vidarebefordra dina hotande e-postmeddelanden kan de fortfarande kopiera och klistra in dem i ett nytt e-postmeddelande. Men med tanke på att den här funktionen är mest kritisk vid olycksutsatta kommunikationer inom kontoret (där alla troligen använder Outlook) såsom den fiktiva situationen som beskrivs i början av detta inlägg, NoReplyAll Outlook-tillägget bör visa sig vara mycket användbart - särskilt eftersom mottagare inte behöver ha tillägget installerat för att det ska kunna göras arbete.

Naturligtvis är den bästa praxisen för massmeddelanden att adressera meddelandet till dig själv och BCC-mottagare, istället för att CC-dem eller sätta dem i "Till:" -fältet. BCC förhindrar alla mottagare från att se vem annat e-postmeddelandet skickades till och om du inte använder det, borde du göra det.