Hur man skriver en policy för sociala medier för att ge anställda: Social Media Examiner

Har ditt företag en policy för sociala medier?

Är de anställda förvirrade över vad de kan och inte kan lägga upp?

Politik för sociala medier måste uppfylla företagets och lagens krav, men bör innehålla öppna möjligheter för anställda att stödja dina sociala medier.

I den här artikeln kommer du upptäcka hur man skapar en social mediepolicy som släpper loss medarbetarnas deltagande.

Varför en policy för sociala medier?

Forskning visar att en majoritet av de anställda är villiga att dela företagsinformation - de är bara inte säkra på vad de ska dela eftersom de inte vill komma i trubbel.

En konstruktiv företagsomfattande policy för sociala medier kommer svara på frågor och uppmuntra anställda att lägga till stöd på sociala medier när det är möjligt.

Målet med denna artikel är att hjälpa dig att utveckla en policy som är välkomnande, inte överväldigande. Här är nio komponenter i en effektiv och bemyndigande politik för sociala medier.

# 1: Tänk på företagskultur

Din företagskultur har byggts upp under flera år. Den definierar företagets övertygelser, beteenden och förväntningar. Tänk på det när du förbereder dig för att skriva (eller skriva om) en policy för sociala medier.

Ta reda på vilka andra företagspolicyer (t.ex. HR och IT) som kan överlappa dina nya sociala medier.

Oavsett om dessa befintliga policyer täcker konfidentiell information, trakasserier, teknik, arkivering eller andra aktiviteter, var säker på att du vet vilka du förväntas integrera in i sociala medier.

Frågan blir nu hur planerar du att införliva dessa (eventuellt strikta) policyer med en ny policy som är avsedd att uppmuntra mer anställdas engagemang på sociala medier?

Företagets befintliga förväntningar måste överföras till den nya policyn för att undvika förvirring, överdelning och företagsrisk.

# 2: Få Executive och Departmental Buy-In

Ställ in ett möte och bjud in större intressenter inom din organisation och delegater från nödvändiga avdelningar. Se till att du gör det har representanter från personal, juridik, kommunikation och informationsteknik.

Under mötet, diskutera policyskrivnings- och godkännandeprocessen. Betona potentialen hos socialt aktiva anställda- vikten av att dela produktannonser och lanseringar, eventuella lyssnande och engagemang i frontlinjen och dela rekryteringsmeddelanden.

Betona dina poäng igen genom att dela framgångshistorier från företag med socialt bemyndigade anställda som Dell, Cisco eller andra relaterade till din nisch.

# 3: Bestäm räckvidden

En välskriven policy börjar med en fast plan. Att definiera omfattningen av din policy för sociala medier styr hela processen och eventuella efterföljande ändringar.

Svara på dessa frågor: Vill företaget att flera policyer ska adressera olika avdelningar och nätverk; en kombinerad detaljerad policy; eller en allmän policy som gäller för företaget som helhet?

När du bestämmer dig kom ihåg att policyn du skriver gäller "allmänna anställda. ” Det bör finnas en separat policy som enbart gäller teamet för sociala medier (med extra utrymme eftersom de leder projektet). Socialteamets policy bör innehålla åtminstone en stilguide, spelbok och intern strategi.

Du kan lämna dessa särskilda bestämmelser i din allmänna policy för att hålla den kort.

# 4: Forskningsstatliga och federala lagar

Att navigera i hur statliga och federala lagar påverkar företagets policy för sociala medier tar tid, men det är absolut nödvändigt. Du vill inte bli böter för att du inte följer lagen.

Undersök NLRB och andra federala arbetslagar som kan skydda sociala medier. Federal Trade Commission har regler om hur lämna ut uppgifter för rekommendationer, recensioner och andra situationer där produkt eller betalning görs för sociala omnämnanden. Andra lagar förbjuda klausuler om nedbrytning i kundkontrakt online.

Håll koll på oro från dina intressenter och avdelningschefer. Till exempel, när vissa företag utvecklar policyer för sociala medier, hävdar de att de behöver tillgång till anställdas personliga användarnamn och lösenord för att säkerställa företagets konfidentialitet.

Arton stater har antagit lagar som förbjuder arbetsgivare att begära användarnamn eller lösenord: Maine och Wisconsin (2014); Arkansas, Colorado, Illinois, Nevada, New Jersey, New Mexico, Oregon, Utah, Vermont och Washington (2013); Kalifornien, Delaware, Illinois, Maryland, Michigan och New Jersey (2012).

Nationella konferensen för statliga lagstiftningar har några av de bästa detaljerna om stater som antar och överväger dessa lagar. National Labour Relations Board ”Skyddar de anställdas rättigheter att agera tillsammans för att ta itu med arbetsförhållandena, med eller utan fackförening, inklusive diskussioner på sociala medier för sådana ändamål.”

Kortfattat, se till att du pratar med din juridiska avdelning för att säkerställa att du inte kränker anställdas rättigheter.

# 5: Förtydliga policyregler

Ditt mål är naturligtvis att ge anställda möjlighet att vara aktiva på sociala medier kanaler och stödja företaget på positiva sätt. När du går framåt kan du upptäcka att anställda ofta är villiga att hjälpa till att dela företagsinformation, men kanske inte vet vad de ska dela eller hur.

Du kan hjälp dem genom att klargöra kända frågor och ställa dem till ytterligare frågor om sociala medier.

Crowdsourcing av dessa frågor säkerställer att alla är på samma sida. Du kanske till exempel tror att anställda har frågor om huruvida de ska dela vissa webbsidor, om de faktiskt har mer grundläggande frågor - borde de gilla företagets Facebook-sida? Kan företaget se eller ge mandat till sina personliga inlägg?

Svara på de vanligaste frågorna i ditt dokument.

# 6: Adress professionell och personlig användning

Det finns många frågor att tänka på när det gäller professionell och personlig användning av sociala medier. När kan anställda använda sociala medier under arbetsdagen? Får de lägga upp personliga uppdateringar under öppettiderna (t.ex. under lunch eller på paus)?

Definiera omfattningen av acceptabel användning av sociala medier på kontoret. Vissa företag har dubbla policyer baserade på anställdstyp, t.ex. backoffice- och administrativt yrkesverksamma kan använda socialt under arbetstid, men timanställda inte.

Avdelningar som är direkt involverade i marknadsföring av sociala medier bör ha bestämmelser som gör det möjligt för dem att komma åt sociala mediekanaler.

Ta reda på om anställda behöver avslöja sin koppling till företaget när de publicerar företagsinformation. Inkludera godtagbara bokningsstandarder för människor som kan ses som representerar ditt företag på sociala medier.

Uppmuntra lämpliga personliga uppdateringar (efter timmar) när företagsreferenser ingår. Kom ihåg att du inte kan reglera vad anställda gör på fritiden, men du kan komma med förslag.

# 7: Håll det kort

Hittills har du rådfrågat nyckelaktörer; undersökt företagspolitik, statliga och federala lagar; samlade anställdsfrågor; och fastställda riktlinjer för användning av sociala medier under öppettider.

Så mycket information kan enkelt fylla ett bindemedel eller två. För din omfattande policy är det bra - och du bör ha en kopia av den i lämpliga avdelningar.

Men om du distribuerar den omfattande policyn till anställda är det osannolikt att de läser den - den hamnar på en hylla någonstans och samlar damm.

Ännu viktigare, om riktlinjerna för sociala medier är över två sidor kommer de flesta anställda förmodligen att vara förvirrade och kommer mindre sannolikt att engagera sig i företagets sociala medier.

Destillera det större politik i korta, lättförståeliga riktlinjer. Faktum är att Ford har en enda sida som täcker de viktigaste delarna av dess övergripande politik.

KPG skapade en fyra minuters video som förklarar deras riktlinjer för sociala medier. De första två minuterna gör medarbetarna bekanta med sociala medier och hur de används för viktig kommunikation med kunderna. Klockan 2:30 anger de kortfattat hur företaget ska representeras på dessa kanaler.

Mitt tips för att minska storleken på din policy: Snarare än att inkludera specifika regler om sekretess, trakasserier eller andra områden som redan täcks av befintlig policy, nämn dem kort och uppmuntra anställda att läsa dessa policyer separat.

Undvik komplexa regler så att de anställda får befogenhet snarare än förvirrade.

# 8: Träna anställda

Även efter att du har distribuerat en kortversion av dina riktlinjer för sociala medier måste du göra det ta dig tid att utbilda anställda.

Utbildningen kommer utan tvekan inkluderar uppriktiga diskussioner om begränsningar. Bryt upp all upplevd negativitet genom att inkludera inspirerande och bemyndigande element.

Gör sociala medier relevanta för anställda genom att förklara att det faktiskt är bra för affärer—Det hjälper till att påskynda försäljningscykler och öka stängningshastigheter. Anställda kanske inte inser att den genomsnittliga Facebook-användaren är i 40-talet - inte 14-åren.

Att inkludera dessa element hjälper motivera anställda att komma igång med sociala frågor.

# 9: Starta policyn för sociala medier

Gillar du tårta? Naturligtvis - alla gör det. Håll en lanseringsfest för sociala medier för att få folk upphetsade och öka medvetenheten om ditt förnyade fokus på anställdas engagemang.

Ge ut priser för personer som redan är sociala. Du kan till och med gamify deltagande genom att skapa en social media-tracker på intranätet. Känn igen de bästa sociala mediestjärnorna i företagets e-postmeddelanden eller skicka ut priser (om du har budgeten).

Om du gör det roligt, folk vill delta!

Över till dig

Att skapa en sociala mediepolicy som uppfyller företagets och lagliga begränsningar, ger anställda och är kort och söt är ett ganska uppdrag.

För att hantera utvecklingen krävs att man lyssnar på ett antal bidragsgivare och destillerar viktiga delar till en kort, lättförståelig policy som minskar risken för företaget och ger anställda friheten att stödja företag.

Den nya politiken kan vara ett samlingsrop hjälpa anställda över hela organisationen att förstå sociala medier, öka aktiviteten och hjälpa till att skapa ett mer socialt aktivt företag.

Vad tror du? Har du skapat en policy för företagets sociala medier? Vilka föremål inkluderade du? Låt oss veta i kommentarerna nedan!