Vad är Outlook-PST-filer och varför använder du dem... eller inte?

Bara om alla jag pratar med på jobbet klagar över storleken på deras företags e-postkonto. Normalt är det inte ett problem (men folk klagar fortfarande) för när en brevlåda närmar sig det är gränsen, mest e-postservrar (som Microsoft Exchange) varnar användaren så att de kan rensa upp brevlådan innan server upprätt deras storlek gränser genom att begränsa skicka / ta emot från servern.

Nu, det här är allt fint och Dandy tills... du åker på semester i några dagar, dessa varningar via e-poststorlek kommer och går, och sedan KABOOM !!! Din brevlåda är FULL, och du kan inte längre skicka / ta emot e-postmeddelandet från din mobil eller till och med OWA (Outlook Web Access) för den delen. Jag har fått samtalet en miljon gånger. Min iPhone kan inte skicka e-post, hjälp!

• Så vad ska man göra?
• Finns det en lösning på dessa brevlådor med otillräcklig storlek?
• Vad ska jag göra innan jag åker på semester?

Nu introducerar jag dig det ökända (enligt IT) Outlook PST-fil.

Vad är Outlook-PST-filer?

• Outlook-datafiler eller Microsoft Outlook. PST-filer (eftersom de är mer kända) kan skapas med Microsoft Outlook för att flytta eller kopiera E-post och bilagor från ditt Server Mailbox-konto till ditt lokala PC. I huvudsak är det en lokal arkiv- eller lagringsfil som du skapar för att lagra e-post och bilagor på din dators hårddisk, USB-enhet eller serverdelning (beroende på var du skapar och lagrar den).

Hur mycket kan du lagra i Outlook. PST-filer?

• Innan Outlook 2003/2007 kunde PST-filer bara lagra 2 Gigabyte e-post och bilagor. Med Outlook 2003 och Outlook 2007 ändrades formatet så att PST-filerna växte efter behov till över 20 Gigabyte om inte standard konfigurationen ändras.
• Ärligt talat, låt dem inte få 20 spelningar. Det är en mycket bättre idé att behålla dina .PST-filer inte större än några spelningar. Om du behöver mer lagringsutrymme kan du skapa en ny .PST-fil istället för att skapa enorm .PST-arkiv. Ju större .PST-filer får större chans att korruption och dataförlust (plus desto svårare blir det att säkerhetskopiera dåliga pojkar.) Du kan bifoga så många .PST filer till din Outlook-klient som du behöver så bara separera din e-post logiskt mellan flera .PST-filer om du behöver lagra mer än ett par GIG gamla e-post.
• TIPS - Om du använder .PST-filer för att arkivera gammal e-post, komprimera dem när du har kopierat alla gamla data till dem. E-post är vanligtvis bara text, så det komprimeras Väldigt fint.

Hur skapar jag Outlook-PST-filer?

• Det är ENKELT, här är några guider för Outlook 2007, 2013 och 2016.

Varför använda / skapa .PST-filer? Fördelar?

Postlådestorlek

• Kommer du ihåg första stycket i denna artikel? De flesta e-postadministratörer begränsar storleken på företagets postlådor. Ju större postlådan, desto mer diskutrymme behöver de, desto mer behöver de säkerhetskopiera OCH desto mer tid behöver de för att utföra dessa säkerhetskopior.
• Om du har ett e-postpaket (som jag), kommer en 200 megabyte brevlåda bara inte att klippa den. Det är där PST-filer kommer in. Skapa bara en .PST-fil och dra och släpp din e-post till den. De fungerar precis som en vanlig brevlåda-mapp i Outlook. Dra och släpp. Det är enkelt! Forum>.
• De senaste versionerna av Windows Search indexerar din postlåda OCH alla lokala PST-filer (konfigurerbara) som möjliggör nästan omedelbar åtkomst till alla e-postmeddelanden via sökfunktionerna inbyggda i Microsoft Syn.

Säkerhetskopiering och katastrofåterställning

• Om du inte har (eller litar på) en e-postadministratör som regelbundet utför säkerhetskopior av din e-postserver, kopierar du din e-post (ja, du behöver inte FLYTTA e-post till. PST-filer, du kan också kopiera den) till en lokal. PST-fil är en snabb och enkel metod för att se till att din e-post kan återställas på en server DR scenario.

portabilitet

• .PST-filer gör e-post portabel. Låt oss till exempel säga att du vill flytta e-post från en brevlåda till en annan. Till exempel kanske dina byta jobb och vill ta med gammal e-post. Eller kanske du byter värdleverantörer. ELLER kanske du vill kopiera din personliga och arbetsmail till en PST-fil, förvara den på en liten USB-enhet och hålla den med dig hela tiden. Som jag sa, PST-filer håller posten mycket bärbar. Och ja, så är ett GMAIL-konto men den här artikeln handlar inte om GMAIL :)

säkerhet

• Visste du att det är nästan omöjligt att spåra / granska om din IT-kille / avdelning läser din e-post? Att flytta "känslig" eller "konfidentiell" e-post från e-post / utbytesservern till en lokal .PST-fil ger ett lager av säkerhet.
• Notera: De flesta IT-avdelningar har möjlighet att ta tag i dina PST-filer utan att du vet det direkt från din hårddisk på jobbet. På grund av detta är det viktigt att tillämpa ytterligare säkerhet på din dators hårddisk. Jag kommer att skriva en artikel om detta ämne inom kort men för nu, ta en titt på detta artikel. Det är lite "GEEKY" så jag följer upp det snart med en artikel som förklarar några alternativ för att säkra .PST-filer.

Vad är nackdelarna med att använda PST-filer?

Fjärråtkomst

• När posten är rörd i en. PST-fil kommer den inte längre att vara tillgänglig på servern med fjärråtkomstapplikationer som OWA eller mobiltelefoner som SYNC med din brevlåda. För att få åtkomst till e-postmeddelandet i PST-filerna måste du använda en fullständig Microsoft Outlook-klient. En liten USB-enhet kan hjälpa till i dessa situationer. Det är dock fortfarande inte så bekvämt som att lämna e-post på servern.

Människor kommer inte att gilla dig och det är möjligt att du kan tappa jobbet

• .PST-filer över tid (beroende på hur mycket e-post du får / behåller) kan ta mycket plats på din lokala dator eller en serverdelning, beroende på var du lagrar dem. IT-killar hatar någonting som får dem att arbeta med någonting om det inte bygger deras CV, så att de lägger mycket data någonstans som kommer att kräva att de köper mer diskutrymme stör dem.
• Företagens juridiska avdelningar och de flesta avdelningar för rekordhantering gillar inte .PST-filer eftersom de tillåter dig slutanvändaren att enkelt ignorera eller kringgå policyer för lagring / förstöring av företagsdokument.
• Företagens informationssäkerhetsgrupper gillar inte .PST-filer för om Legal någonsin ber dem att göra det återställa data för en stämning eller stämning,. PST-filer kan öka kostnaden och ansträngningen för uppgifterna återhämtning.

System och hjärnprestanda

• Ju mer e-post du har, desto mer e-post behöver både du och din dator för att hålla reda på och bearbeta.
• Eftersom fler e-postmeddelanden och bilagor indexeras av Windows Search (eller någon annan e-post / systemindexer) kommer ditt index att bli större, och dina sökningar tar längre tid.

Så förhoppningsvis besvarade jag alla dina frågor om Microsoft Outlook. PST-filer och täckte några för- och nackdelar på hög nivå. Men om jag missade någonting, vänligen skicka en kommentar eller skicka din fråga i min forum.