Hur man använder e-postfusion i Microsoft Word för att skapa batchdokument

Hur

FörbiAndre Da Costa

Senast uppdaterad den12 juli 2019

Mail Merge är en av de klassiska funktionerna i Microsoft Word som används för att producera massdokument med unik information. Några exempel där det kan vara användbart är broschyrer, nyhetsbrev eller material som används i massmeddelanden. I den här artikeln visar vi dig hur du använder Mail Merge i Microsoft Word.

Använda funktionen Mail Merge i Microsoft Word

I det här exemplet kommer jag att skapa ett dokument som bjuder in vänner till en händelse. Det finns två komponenter i ett brevföljningsbrev; huvuddokumentet och datakällan, såsom namn och adresser på de personer som bjudits in till evenemanget. När du har samlat informationen för datakällan kommer Word att hantera att kombinera dokumenten för varje inbjuden gäst.

Det första steget är att ha all den unika informationen för varje mottagare som heter ett fältnamn, såsom namn, adress och hälsning. En annan viktig del i att skapa ett e-postfusionsdokument är formuläret, som innehåller information som levereras till mottagaren. Exempelbrevet nedan innehåller fem fält som jag kommer att behöva inkludera i varje dokument.

Starta guiden för e-postfletning

Skapa ett nytt tomt dokument i Microsoft Word och välj Fliken E-post> Starta e-postfletning> Steg-för-steg-e-postfusionsguiden.

När guiden Mail Merge kommer upp väljer du Brev radiolåda och klicka sedan på Nästa: Starta dokument.

Välj Använd det aktuella dokumentet och fortsätt sedan till nästa steg för att välja mottagare. Guiden Mail Merge ger dig valet att använda ett befintligt dokument. Om jag redan hade förberett ett brev kunde jag bara ändra fältnamnen som grund för datakällan.

Guiden Mail Merge är kraftfull. Du kan använda flera källor för din mottagarlista, som inkluderar en Microsoft Access-databas eller Excel-kalkylblad. För den här artikeln kommer jag att skapa min datakälla från grunden genom att välja, Skriv en ny lista och klicka sedan på Skapa.

Skapa och spara datakällan

Ett formulär med förbefolkade fält kommer att presenteras. Detta kanske inte är idealiskt eftersom vi kanske inte vill ha några av dessa områden och det kan förvirra oss. Så vi kommer att ta bort och ändra några av fältnamnen; Klicka på Anpassa kolumner för att göra det.

Om du går tillbaka till vårt provdokument kommer du att märka att vi bara hade fem fält, medan de förbefolkade fälten som tillhandahålls av Word är 13. Vissa av dem är viktiga, så vi kommer att behålla bara de vi vill ha. Om du vill ta bort ett fält väljer du det och klickar sedan på Radera.

Klicka på Ja för att bekräfta borttagningen. Upprepa det här steget för alla avsnitt du inte vill ha.

Eftersom vi inte har några av de specifika fälten som behövs kommer vi att byta namn på befintliga fält och lägga till nya.

När den är färdig bör listan med fältnamn matcha och uppgå till samma som beskrivs i vårt provdokument. Klick OK för att bekräfta ändringarna.

Fortsätt för att fylla fälten med namnen och adresserna på varje mottagare, när du är klar klickar du på OK.

Spara din datakälla, som kommer att smälta samman i ditt slutdokument.

En förhandsgranskning av dina e-postfletningsmottagare kommer att presenteras. Om du vill göra ändringar som redigera eller lägga till ett fält väljer du datakällan och klickar sedan på Redigera. Fortsätt med att skriva ditt brev och ange sedan fusionsfält vid behov.

Sätt i fusionsfält

För att infoga ett sammanslagningsfält, välj utskick och klicka sedan på Infoga fusionsfält och välj sedan ditt fusionsfält. Upprepa stegen för att fylla i ditt dokument med lämpliga sammanslagningsfält.

När du är klar sparar du ditt brev. Detta kallas formulärbrev. Om du vet kan du använda dokumentet med en liknande struktur och du kan välja alternativet att återanvända det i ett befintligt dokument under guiden Mail Merge.

Slå samman slutdokument

Här kommer den roliga delen, sammanfoga ditt dokument. Välj utskick och klicka sedan på Slutför & Slå samman Klicka sedan på Redigera enskilda dokument.

Välj Allt klicka sedan på OK.

Det är allt. Nu är alla dina dokument redo att skriva ut eller granska.

Dessa instruktioner fungerar också i Microsoft Word 2013, 2010 och 2007. Om du producerar dokument som certifikat fungerar Mail Merge-funktionerna också i Office-applikationer som Microsoft Publisher.

För fler tips och tricks för användning Microsoft Office, kolla in följande artiklar, eller bläddra i vårt kompletta arkiv för Office-artiklar.

• Hur man aktiverar och använder färgning i Word 2016
• Hur man spårar ändringar i Word 2016-dokument
• Förbättra din produktivitet med flikar i Microsoft Word